El control de materiales antes de transformarse requiere de la intervención de cuando menos ,de los siguientes departamentos.

·        Compras.

·        Almacén.

·        Producción

·        Contabilidad.

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RESUMEN DE ENTRADAS AL ALMACEN DE MATERIALES
						No.________
No.FACTURA O REMISION	NUMERO DE ENTRADA	PROVEEDOR	ARTICULO	UNIDAD	CANTIDAD	COSTO UNITARIO	COSTO TOTAL	CREDITO	CONTADO	APLICACION ALMACEN

VALE DE SALIDA DEL ALMACEN DE MATERIALES
				No.________
FECHA____________________________________________________
Sírvase suministrar los siguientes materiales:
ARTICULO	UNIDAD	CANTIDAD	PRECIO UNITARIO	IMPORTE	ORDEN	OBSERVACIONES
SUPERINTENDENTE				JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE

• Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS).
• Ultimas Entradas , Primeras Salidas , (UEPS).
• Precio Promedio.

TARJETA DE ALMACEN							No
ARTICULO:				CLAVE DEL ARTICULO:
ALMACEN		CASILLERO No.				UNIDAD
LIMITES	FECHA		MINIMO	MAXIMO	FECHA		MINIMO	MAXIMO
REVISADOS EN
FACTURA No.	UNIDADES			COSTOS		VALORES
REMISION No.
ORDEN	ENTRADA	SALIDA	EXISt	UNITARIO	MEDIO	DEBE	HABER	SALDO
F.7252	1000		1000	$10.00		$10,000.00		$10,000.00
F.7265	500		1500	12.00		6,000.00		16,000.00
F.7298	200		1700	15.00		3,000.00		19,000.00
V.S.051		200	1500	15.00			3,000.00	16,000.00
V.S.060		300	1200	12.00			3,600.00	12,400.00
V.S.072		200	1000	12.00			2,400.00	10,000.00
V.S.072		400	600	10.00			4,000.00	6,000.00

TARJETA DE ALMACEN							No
ARTICULO:				CLAVE DEL ARTICULO:
ALMACEN		CASILLERO No.				UNIDAD
LIMITES	FECHA		MINIMO	MAXIMO	FECHA		MINIMO	MAXIMO
REVISADOS EN
FACTURA No. REMISION No. ORDEN	UNIDADES			COSTOS		VALORES
									ENTRADA	SALIDA	EXISt	UNITARIO	MEDIO	DEBE	HABER	SALDO
		100		100	$10.00		$1,000.00		$1,000.00
	50		150	12.00	$10.66	600.00		1,600.00
		20	130	10.66			213.20	1,386.80
	200		330	11.00	10.87	220.00		3,586.80
		100	230	10.87			1,087.00	2,499.80
	100		330	10.00	10.60	1,000.00		3,499.80
		100		10.60			1,060.00	2,439.80

 

            En la manera tradicional de llevar el control de inventarios ,es imperiosa la necesidad de hacer recuentos físicos , de los inventarios para ejercer un ajuste complementario de los materiales ,de los artículos terminados ,y de la producción en si , independientemente de si se tiene o no que cubrir requisitos fiscales .

            Esta manera de controlar los inventarios se da el termino tradicional como sinónimo de anticuado ,ya que con la nueva técnica de control de inventarios adaptada en los nuevos almacenes ,el uso de just in time  o “justo a tiempo”,no se hace un recuento físico de la existencia del almacén por que no hay inventarios .

            Otro método nuevo y novedoso del control de los materiales y de los artículos terminados a precio de costos ,es el uso del método contable de inventarios perpetuos ,para llevar a cabo este control deberá existir registros auxiliares en donde se lleva registrado el historial de sus movimientos e incluso puede utilizarse control doble ,es decir, que el almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y contabilidad un auxiliar de los movimientos a base de unidades y valores , para ejemplo de estos auxiliares

Es conveniente que aun utilizando este método de control de inventarios perpetuos , al finalizar el ejercicio de realice un recuento físico del almacén , que puede pero no debe traer como consecuencia la paralización de las actividades de la empresa .

            Cabe declarar que la toma física de los inventarios debe de extenderse a la producción en proceso , semielaborada, terminada ,la que se tenga en poder de terceros ,y la de consignación ,separándola ,por lo que dicha acción no es exclusiva de los materiales .

            Es importante determinar correctamente el inventario , sorbe todo en la parte de la valuación ,respetando básicamente los lineamientos contables y conciliar con lo fiscal ,encuadrando la información a las necesidades propias ,cuidando que no existan errores aritméticos o equivocadas determinaciones del costo unitario ,lo cual nos va a servir para :

·        no inflar los inventarios con valores irreales , lo que traería como consecuencia una disminución en el costo de producción y en el costo de producción de lo vendido .

·        tomar decisiones con bases confiables .

           

            para el eficiente manejo del control del almacén se recomienda tener la preparación del inventario físico :

            Es indispensable procurar ciertas medidas antes de dirigirse al recuento físico de los inventarios en el cual se citan a continuación las mas importantes :

1.      Plantación de la toma de inventario físico ,en la que se definirá la fecha conveniente para realizarla ,la división del trabajo ,la asignación de responsabilidades ,la gente idónea a utilizar ,la papelería ,los instrumentos ,el entrenamiento y los reportes que se requerirán básicamente .

2.      Que no existan entradas al almacén pendientes de registrarse .

3.      Que no existan salidas del almacén sin registrarse .

4.      Se acomodaran las existencias de tal manera ,que los materiales de cierto tipo o clase estén en un solo lugar .

5.      Se pondrán separados , y deberán inventariarse en igual forma , los materiales a vistas ,en deposito ,en comisión ,etc, es decir ,las existencias que no sean propiedad de la empresa .

6.      Para el recuento físico ,con dos conteos ,se sugiere se utilice el tipo de tarjeta o algo substituto que corresponda como al documento que se muestra como ejemplo.

7.      Se preparan listas con los nombres de los materiales escritos a maquina ,en original y dos copias ,con base a los registros del almacén que se llevan en la contabilidad ;una de las copias servirá ,para que por parejas ,se anoten los resultados físicos ,una persona contando ,midiendo o pesando y otra persona anotando .

8.      Los borradores del inventario se pasaran a los originales con la mayor claridad posible ,evitando tachaduras.

9.      Se procurara no recibir en época de inventario algún material de los proveedores ,si se recibiera no integrarlo al mismo .

10.No se despachara, para consumo u otro objeto ,material en época de inventario y de hacerlo ,se controlara la salida .

 

1.      Se elaboran cedulas de trabajo ,para determinar y plasmar diferencias , las cuales tendrán básicamente los siguientes datos : fecha , clave del articulo, nombre ,unidades ,cantidad contada , cantidad según el registro auxiliar ,diferencias de mas o menos ,según el inventario ,precio , valor según el registro auxiliar , valor del inventario , diferencias de mas o de menos según el inventario .

2.      Si el inventario se realizo antes de la fecha del cierre del ejercicio ,como es usual , se hará una conciliación entre los datos de las fechas ,para efectuar el ajuste respectivos .

Para obtener un concentrado del inventario físico ,se utiliza un formato llamado “cedula de trabajo para la determinación de las diferencias de inventarios”.

En este documento se registra el recuento de existencias y al comparación con los auxiliares correspondientes .

Para expresar y entender mejor se presenta un ejemplo y se sugiere ver el formato del documento ,figura 5.7.

El documento anterior permite hacer una clasificación del inventario ,respecto al grado de aprovechamiento o utilización en la producción ,clasificando dicho recuento en los siguientes grupos :

·        Material de movimiento constante .

·        Material de movimiento lento .

·        Material inmovilizado .

 

La cuantificación de los grupos anteriores ,servirá para mostrar a la dirección de la empresa , la forma de la inversión en existencia , de donde se obtendrá conclusiones en beneficio de la mejor marcha de la entidad .

La clasificación del recuento es básica para la valuación de los inventarios ,ya que puede no tener igual valor que aquellos materiales quietos en el ejercicio , que los de movimiento constante , puestos que los de material inmovilizado , quizá necesariamente deberán ser castigadas en su monto ,por obsolescencia, quizá inservibles .

            Para que no ocurra esto se deberá de tener un control riguroso de la rotación de los inventarios .