Diario columnar o tabular
El diario columnar también llamado tabular , es el resultado de la segunda evolución que sufrió el diario continental por el aumento de múltiples columnas de valores .
RAYADO DEL DIARIO COLUMNAR : el rayado de este libro es muy semejante al diario mayor único , por lo regular , consta de diez a doce columnas de valores. además , de las de fecha , numero de partida , concepto ,subcuenta, numero de la subcuenta y parcial .
El empleo de las columnas que constituyen el rayado del diario columnar es el siguiente , en este caso nada mas se citaran las columnas de tengan nueva aparición al respecto con el diario mayor único como son :
- subcuenta: para anotar el nombre de la subcuenta de las cuentas colectivas que se afecten .
- parcial : para asentar las diversas cantidades que forman el total cargado o abonado en una cuenta.
- columnas de varias cuentas : en estas columnas se anotan los cargos y abonos de las cuentas que tienen poco movimiento tales como : mobiliario y equipo de oficina , equipo de reparto , otros gastos , otros productos etc.;en las primeras de ellas de izquierda a derecha , se anotan los cargos , en al segunda , los abonos y en la tercera el nombre de la cuenta .
FORMA DE REGISTRAR LAS OPERACIONES : existen dos formas de registrar las operaciones en el diario tabular la primera , consiste en emplear tantos renglones como cuentas afecte la operación , o sea tal y como se hace el registro del diario continental ; la segunda , consiste en suprimir en el espacio de concepto , los nombres de las cuentas afectadas y tan solo emplear de el , para redactar cada operación ,uno o varios renglones si fuera necesario .
El hecho de suprimir en el espacio de concepto ,los nombres de las cuentas , no resta claridad del registro ya que si se trata de saber las cuentas que afecto determinada operación, basta localizar las columnas en las cuales se hizo el cargo y el abono .
La segunda forma de registrar las operaciones en el diario tabular tiene en relación con la primera las siguientes ventajas:
- mayor rapidez en el registro de operaciones , debido a que no se anota el nombre de las cuentas afectadas.
- las operaciones se registran en menos renglones ,lo cual hace caber mayor numero de asientos en cada hoja del diario tabular.
PASES DEL DIARIO TABULAR AL MAYOR: el diario tabular evitan que los asientos pasen diariamente uno a uno , a las cuentas dél mayor , los asientos de este pasan por concentración a las cuentas de mayor.
concentración : es en asiento que , al terminar el ejercicio , pasa al diario tabular a las cuentas del mayor y que comprenden todos los asientos efectuados durante uno o varios días .
periodo de concentración : el espacio de tiempo que se toma para concentrar los asientos del diario tabular a las cuentas del mayor , se llama periodo de concentración , el cual por lo regular es de un mes .
El periodo de concentración que se escoja no debe de alterarse durante todo el ejercicio, solo podrá ampliarse o reducirse según convenga, al iniciar un nuevo ejercicio .
La concentración se forma con las sumas de las cuentas que tengan columnas especiales se anotan después del ultimo asiento , y los cargos y abonos de las cuentas que no las tengan al pie del espacio de varias cuentas, bajo el titulo de resumen .
resumen de varias cuentas : el resumen de varias cuentas se forma con el total de cargos y abonos que durante el ejercicio recibieron cada una de las cuentas que no alcanzaron columnas especiales en el diario tabular o sea que aparecen en el espacio de varias cuentas .
Antes de pasar a las cuentas de mayor las sumas de los cargos y abonos de las cuentas , o sea la concentración de los asientos del diario tabular , es preciso comprobar lo siguiente :
que las sumas del resumen coincidan con las de los cargos y abonos de las columnas de varias cuentas .
que las sumas de los movimientos deudores de todas las cuentas incluyendo el de las que aparecen en el resumen de varias cuentas , coincida con la de los movimiento acreedores de todas las cuentas .
En resumen los saldos que arrojan cada cuenta en el diario tabular después de haber comprobado la partida doble de la concentración , se debe de pasar esos totales al libro mayor, es decir, si el periodo de concentración es cada mes, solamente una vez al mes se registrara los valores de cargo y abono de cada cuenta .
Errores ,formas de localizarlos y corregirlos: los errores que se pueden cometer en el diario tabular con concepto ene l lado izquierdo con los mismos que se han indicado en el diario mayor único .
Ventajas del diario tabular :las principales ventajas que tiene el diario tabular con relación al diario continental son :
- las operaciones quedan clasificadas por cuentas, lo que permite conocer, al momento tanto el movimiento deudor como el acreedor de cada una de ellas , sin necesidad de consultar el libro mayor.
- los asientos de las operaciones pasan por concentración a las cuentas del mayor o al diario general según la alternativa que se haya adoptado , en lugar de pasarlos un a uno , con lo cual se consigue un considerable ahorro de tiempo y trabajo .
- Desventajas del diario tabular : el diario tabular tiene varias desventajas a continuación se presentan las principales así como la forma de evitar en parte algunas de ellas :
- no se permite la división del trabajo , debido a que todas las operaciones deben de ser registradas por una sola persona , este inconveniente no se puede evitar ya que es imposible que varias personas al mismo tiempo puedan hacer registros de las operaciones en un mismo libro .
- por el numero de columnas de valores de que consta , lo cual resulta un libro demasiado grande y en consecuencia difícil de manejar , sin embargo , esto se puede evitar en parte estableciendo columnas especiales únicamente a las cuentas que reciban movimiento constante , y en las ultimas tres columnas anotar los cargos y los abonos de las cuentas que tiene poco movimiento .
- cuando las columnas para cargos y abonos están en un mismo lado , con frecuencia se comete el error de cargar en vez de abonar o viceversa ;inconveniente que se elimina estableciendo en la pagina del lado izquierdo columnas para cargos , y en el lado derecho columnas para los abonos .
- por lo distante que el concepto quedan las columnas , con frecuencia se cometen el error de cambio de renglón, sin embargo esto puede evitarse en parte si una de cada cinco líneas de las que forman los renglones se imprime con mayor intensidad o de distinto color con el fin de que sirvan de líneas de guías , para que las cantidades de los cargos y de los abonos no se anoten a mayor o menor altura que la debida , otra manera de evitar lo mas posible el error de cambio de renglones consiste en que al principio y al fina de la hoja se enumeren progresivamente los renglones .
A continuación se presenta en forma ilustrativa los diferentes tipos de libros tabulares .
