Apuntes Administración, Contabilidad y Logística

Libros contables y auxiliares

Los libros de contabilidad que están obligados a llevar las empresas se deben de implantar de conformidad con los ordenamientos y las disposiciones que , para cada clase de contribuyente , establecen las leyes , los códigos y los reglamentos que se ocupan en la materia .

FUNCION DEL LIBRO DIARIO: consisten en registrar las operaciones de forma ordenada y minuciosa, en el no se clasifican las operaciones por cuentas, si no que se describen ampliamente.

FUNCION DEL LIBRO MAYOR: consisten en clasificar las operaciones por cuentas de tal manera que puedan conocer el movimiento y saldo de cada una de ellas, en el mayor no se describen las operaciones de forma ordenada y minuciosa, si no que se clasifican por cuentas.

En consecuencia la historia minuciosa de las operaciones efectuadas por el negocio está en el libro diario y se complementa con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el libro mayor.

Los saldos de las cuentas del libro mayor sirven de base para la formación de las estados finales, tales como: la balanza de comprobación, el estado de perdidas y ganancias, el balance general y además para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares.

Aspecto legal

PERSONAS FISICAS: son las empresas constituidas por un solo individuo (propietario) , los libros de contabilidad que están obligados a llevar las personas físicas varían de acuerdo con su actividad y con el régimen bajo el cual , dependiendo de dicha actividad , debe de pagar el impuesto sobre la renta (ISR) , como ejemplo se mencionan algunas de las actividades mas comunes y que estan contempladas en el LISR .

personas físicas con ingresos por honorarios : dichas persoans lelvaran contabilidad simplificada , la cual comprende de un solo libro foliado de ingresos , egresos y de registro de inversiones y deducciones ( Arts.88 fracc.II LISR; 102 RISR;28 CFF y 32 RCFF )
personas fisicas con ingresos por arrendamiento : dichas persoans lelvaran cantabilidad simplificada la cual comprende de un solo libro foliado de ingresos , egresos y de registro de inversiones y deducciones ( Arts. 94 frac. II LISR ;111 RISR ; 28 CFF y 32 RCFF )
personas físicas con ingresos con actividades empresariales ;dichas personas llevaran cuando menos el libro diario y mayor , si utilizan un sistema de registro electrónico , llevaran como mínimo el mayor , ( Arts. 112 fracc.II LISR; y 28 CFF)
personas físicas régimen simplificado :dichas personas llevaran un cuaderno de entradas y salidas y de registro de bienes y deudas ( Arts. 119 fracc. III ,LISR; 28 CFF y 32-A RCFF)

PERSONAS MORALES: son las empresas constituidas por varios individuos ( socios ) dichas empresas llevaran cuando menos el libro diario y el mayor , si utilizan el sistema de registro electrónico llevaran como mínimo el mayor , además, llevaran un libro de actas en el cual se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio , que se tomen en las asambleas o juntas de socios y en su caso en los consejos de administración ( Arts. 58 fracc. I ,IV,IX;120 frac. II y 124 LISR ; 28 CFF y 27 RCFF)

Además de los libros anteriores, los contribuyentes personas morales deberán de llevar un libro de actas en el cual se harán constar los acuerdos relativos a la marcha del negocio, que se tomen en las asambleas o juntas de socios y en su caso en los consejos de administración ( Art.36 del código del comercio )

no autorización de los libros :con las reformas efectuadas el 31 de marzo de 1992 del código fiscal de la federación , en particular en su articulo 28 , se elimino la obligación de autorizar los libros de contabilidad ante las autoridades hacendarias .

obligación de conservar los libros ;todo comerciante esta obligado a conservar los libros , registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años ( Art. 46 del codigo del comercio )

Libro diario

El libro diario también conocido como el libro de primera anotación, es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas de cada una de las operaciones que se van efectuando.

En el libro diario se deben de describir las operaciones detalladamente, indicando no solo el nombre de las cuenta de cargo y abono, si no además una serie de datos de carácter informativo, como son:

fecha de operación.
numero de orden de operación.
nombre de las personas que interviene en la operación.
nombre y numero de los documentos que amparan la operación, por ejemplo: facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagares, etc.
vencimiento de los documentos.
condiciones bajo las cuales se contrato la operación por ejemplo, en efectivo, a crédito, parte en efectivo y el resto a crédito, garantía documental.

Todos estos datos y algunos mas que requieran la naturaleza misma de las operaciones, se deben mencionar al registrar las operaciones en el libro diario.

RAYADO DEL LIBRO DIARIO

Columna para el número del asiento: en esta columna se anota el número correspondiente a la operación en el momento de registrarla, el número debe de ser progresivo.

Columna para folios del mayor: en esta columna se anota el número aquel le corresponde a cada una de las cuentas del asiento, según su folio en la mayor, ósea el número de la página de este libro en que aparecen dichas cuentas.

Los folios se deben de anotar después de haber pasado el asiento al mayor, con objeto de saber que asientos han sido ya pasados.

Espacio para redacción: en este espacio se debe de anotar:

la fecha :la fecha que se anota es el día en que se efectúo la operación y no la del día en que se registra , únicamente en el primer asiento de cada hoja se debe de anotar el mes , día y año en los demás basta con indicar el mes y día ..La fecha se debe de anotar a la mitad del espacio que existe entre la columna para folios y la columna destinada a cantidades de cargo, como objeto de separar los asientos, se deben de trazar dos líneas la primera empezara después de la columna para folios y terminar antes de la fecha, la segunda empezara después de l a fecha y terminara antes de la columna de cargos.
el nombre de la cuenta del cargo .se anota debajo de la fecha, junto a la columna para folios del mayor.
el nombre de la cuenta del abono. se anota debajo de las cuentas de cargo, dejando una sangría después de la columna para folios.
la redacción. la redacción de los asientos debe de ser clara, concisa y completa, se debe de tener especial cuidado en anotar todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para cualquier aclaración.

La redacción de los asientos de diario debe contener las siguientes partes:

indicación de la operación: en esta parte se indica la clase de operación efectuada, por ejemplo: nuestra venta, nuestra compra, nuestro deposito, nuestra devolución, su devolución, pago de sueldos, pago de renta, etc.
forma de pago: en esta parte se indicara si la operación se efectuó en efectivo, con cheque, a crédito o con garantía en documentos, en caso de que exista varias formas de pago, todas se deben de indicar en esta forma: parte en efectivo y el resto a crédito, parte con cheque y el resto con garantía documental, etc.
documento que comprueba la operación: en esta parte se anota el nombre y número del documento que comprueba la operación, por ejemplo: según factura numero x, según recibo numero x, según nota numero x, según vale numero x, según requisición numero x, según nomina numero x, según escritura pública numero x, según contrato numero x, etc.

Columna parcial: en esta columna se anota las diversas cantidades que forman el total de un cargo o un abono.

Columna para los cargos: en esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de cargo.

Columna para los abonos: en esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de abono.

NUMERO DEL ASIENTO	FOLIO DEL MAYOR	REDACCION	PARCIAL	DEBE (CARGOS)	HABER (ABONOS )

CANCELACION DE RENGLONES: En el libro diario no se deben de dejar renglones en blanco o entre renglonar por lo que, si al final de una hoja da principio a un asiento, y no termina por que no cabe, deberá continuarse en la siguiente pagina, no olvidando anotar antes las sumas de la pagina anterior.

Cuando al final de la hoja queda uno o dos renglones disponibles, es preferible cancelarlos y anotar en la siguiente pagina el asiento completo.

La cancelación de renglones disponibles se hace por medio de una línea quebrada llamada zeta.

FUENTES DE DATOS DEL DIARIO: Los datos para correr asientos en el diario se toman de los comprobantes que recibe la empresa y de la copia de documentos que expida, por lo tanto sirve para ello:

las facturas o notas de remisión de proveedores por compras al contado.
estos mismos documentos cuando se trate de compras a crédito.
los recibos expedidos por las cantidades o personas a quienes se pague un servicio prestado a la empresa.
el resumen de boletas de mostrador, o tiras de la caja registradora, por ventas menores en tienda.
las copias de facturas o notas de remisión, por ventas a crédito.
las copias de los recibos que expida la empresa.
las copias de los documentos a crédito expedidos por la empresa.
la correspondencia con clientes o proveedores.
los contratos o escrituras.
calendarios que se formulen previamente, de obligación a favor o en contra de la empresa, especialmente cuando estas son por cantidad fija o periódica.
ordenes escritas de la gerencia.
en lo general es conveniente y necesario que toda operación esta amparada por un documento que la compruebe.

Libro mayor

El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y capital, al libro mayor se debe de trasladar por orden progresivo de fechas los asientos del libro diario.

El libro mayor es también conocido con el nombre de libro de segunda anotación, pues los datos que aparecen en el provienen del libro diario, del cual se copian las cuentas, los valores y las fechas.

RAYADO DEL LIBRO MAYOR

Cuando en las cuentas únicamente se registran los cargos y los abonos, el rayado del libro mayor es el siguiente.

fecha (1)
cuenta relativa o contrapartida (2)
numero de asiento del diario.(3)
numero del folio de la cuenta relativa o contra cuenta (4)
cargos (5)
abonos (6)
saldos deudores (7)
saldos acreedores (8)

Columna numero 1: en esta columna se anota la fecha que tiene el libro diario el asiento que se esta pasando al mayor.

Columna numero 2: en esta columna se escribe el nombre de la contra cuenta, la palabra varios, cuando existan varias contra cuentas.

La cuenta relativa o contra cuenta es aquella que completa el asiento por partida doble.

Columna numero 3: en esta columna se anota el numero del asiento del diario en que aparece la cuenta que se esta pasando al mayor.

Columna numero 4: en esta columna se anota el numero de folio de la contra cuenta o sea, el numero de la pagina del libro mayor en que aparece la contra cuenta .Cuando la contra cuenta es varios simplemente se traza una rayita (-) en la columna para folios de contra cuentas, pues seria materialmente imposible que cupieran todos los folios de las contra cuentas en ese pequeño espacio.

Columna numero 5: en esta columna se anota el valor del cargo que tiene en el diario la cuenta que se esta cargando en el libro mayor.

Columna numero 6: en esta columna se escribe el valor del abono que tiene en el libro diario la cuenta que se esta abonando en el libro mayor.

Columna numero 7: en esta columna se anotan los saldos deudores.

Columna numero 8: en esta columna se anotan los saldos acreedores.

Ejemplo cuando se utiliza una solo hoja del libro mayor, este tipo de rayado se utiliza cuando la cuenta puede tener saldos deudores o acreedores, por ejemplo: la cuenta de gastos y productos financieros.

NUMERO DE FOLIO .		NOMBRE DE LA CUENTA

1	2	3	4	5	6	7	8

Ejemplo de rayado de mayor en una hoja en donde la cuenta tiene saldo deudor.

NUMERO DE FOLIO .		NOMBRE DE LA CUENTA

1	2	3	4	5	6	7	8

Ejemplo de rayado de mayor en una hoja pero con el saldo acreedor

NUMERO DE FOLIO .		NOMBRE DE LA CUENTA

1	2	3	4	5	6	8

Ejemplo de rayado con dos hojas por cada cuenta (recomendado)

NUMERO DE FOLIO.						NUMERO DE FOLIO
DEBE	NOMBRE DE LA CUENTA							HABER
1	2	3	4	5	1	2	3	4	6







MOVIMIENTO DEUDOR					MOVIMIENTO ACREEDOR

Auxiliares

cuentas colectivas o de control : se llevan en el libro mayor y expresan el total de una serie de cuentas llevadas en un libro o registro , llamado mayor auxiliar .Como ejemplo de cuentas colectivas tenemos las de los bancos , clientes , proveedores , acreedores , etc. para cada una de ellas se usa un mayor auxiliar.

Mayor auxiliar de bancos: en el mayor auxiliar de bancos se abre una cuenta por cada uno de los bancos en que se tenga abierta una cuenta de cheques.

Mayor auxiliar de clientes: en el mayor auxiliar de clientes se abre una cuenta por cada uno de los clientes del negocio.

Mayor auxiliar de proveedores: en el mayor auxiliar de proveedores se abre una cuenta para cada uno de los proveedores del negocio.

Todas las cuentas que se llevan en los mayores auxiliares reciben el nombre de cuentas auxiliares o subcuentas.

Diferentes formas en que se pueden llevar las subcuentas: las subcuentas que forman el mayor auxiliar de una cuenta colectiva se pueden llevar en un libro, en hojas intercambiables o en tarjetas, cuando se llevan en hojas sueltas o tarjetas, se tiene la ventaja se que las subcuentas se puedan archivar y clasificar.

PRINCIPALES MAYORES AUXILIARES

mayor auxiliar de caja (diario de caja), relación de arqueos de caja .
mayor auxiliar de bancos
mayor auxiliar de almacén
mayor auxiliar de clientes
mayor auxiliar de documentos por cobrar
mayor auxiliar de deudores diversos.
mayor auxiliar de proveedores
mayor auxiliar de documentos por pagar
mayor auxiliar de acreedores diversos.
mayor auxiliar o registro de gastos de ventas
mayor auxiliar o registro de gastos de administración.
mayor auxiliar o registro de gastos y productos financieros
mayor auxiliar o registro de otros gastos y productos

Mayor auxiliar de bancos:

MAYOR AUXILIAR DE BANCOS						NUM. FOLIO : 001
NOMBRE : BANCA NACIONAL MEXICANA S.A. DE C.V.					CUENTA : 0022213
DIRECCION : AV.PLAN DE AYALA NUM.100,COL.CHAPULTEPEC					CUENTA CONT.: 1100-000-000
POBLACION : CUERNAVACA,MORELOS .					SUB-CUENTA CONT.:1100-001
SUCURSAL: 4110
AÑO : 2005
FECHA		CONCEPTO	F. Dr.	DEBE	HABER	SALDO
JULIO	1	SALDO INCIAL	1	500,000.00		500,000.00
JULIO	12	N/DEPOSITO EN EFVO.S/FICHA	22	400,000.00		900,000.00
JULIO	21	CH/345621 A EL UNIVERSAL S.A.	34		200,000.00	700,000.00
JULIO	30	CH/345622 A LA CASA TREJO S.A	46		300,000.00	400,000.00
JULIO	31	SALDO ACTUAL			400,000.00
JULIO		SUMAS IGUALES		900,000.00	900,000.00
AGOSTO	1	SALDO ANTERIOR		400,000.00		400,000.00

Mayor auxiliar de almacén:

Métodos de valuación de materiales:

PEPS
UEPS
Promedios.

TARJETA DE ALMACEN							TARJETA NUM: 0001
ARTICULO :PLANCHAS					UNIDAD : PIEZAS
ALMACEN : CENTRAL					CLASIFICACION : BLANCOS
STOCK : MINIMO : 100		MAXIMO : 500			CODIFICACION INTERNA : ID4321132
AÑO : 2005					CASILLERO : 43-B
	NUM.FAC,REM,	ESPECIE			PRECIO	PRECIO	VALORES
FECHA	VALE	ENTRADA	SALIDA	EXIST	UNITARIO	PROMEDIO	DEBE	HABER	SALDO

Mayor auxiliar de clientes: Se recomienda su manejo en tarjetas individuales, es decir, por cada cliente.

TARJETA DE CLIENTES				TARJETA NUM.: 255
NOMBRE: SANCHEZ OCAMPO ARTURO			NUM. CLIENTE : 712
DIRECCION : CHABACANO ,245 COL.ASTURIAS			CUENTA CONT.: 1300-000-000
POBLACION : CUERNAVACA MORELOS			SUB CUENTA CONT.: 1300-712
AÑO : 2005
FECHA	CONCEPTO	F. Dr.	DEBE	HABER	SALDO

Mayor auxiliar de documentos por cobrar:

REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

AÑO 2005

NUM.

PLAZA DE

VALOR

FECHA DE

VENCIMIENTO

FECHA

F.Dr.

ORDEN

DOCTO

CLASE

GIRADOR

GIRADO

COBRO

NOMINAL

COBRO

AÑO

OBSERVACIONES

Mayor auxiliar de deudores diversos: en caso de que el cobro sea en abonos se puede llevar por medio de tarjetas corrientes, es decir, como las del mayor auxiliar de clientes, con la observación, se que su control será distinto al de clientes.

Mayor auxiliar de proveedores: en este caso se debe de respetar los movimientos deudores y acreedores, así como su saldo.

TARJETA DE PROVEEDORES					TARJETA NUM.: 012
NOMBRE: COMERCIAL MABE S.A. DE C.V.				NUM. PROVEEDOR : 012
DIRECCION : CHABACANO ,245 COL.ASTURIAS				CUENTA CONT.: 4000-000-000
POBLACION : CUERNAVACA MORELOS				SUB CUENTA CONT.: 4000-012
AÑO : 2005
FECHA	NUM.FAC.N.C.	CONCEPTO	F. Dr.	DEBE	HABER	SALDO

Mayor auxiliar de documentos por pagar:

REGISTRO DE DOCUMENTOS POR PAGAR

AÑO 2005

NUM.

PLAZA DE

VALOR

FECHA DE

VENCIMIENTO

FECHA

F.Dr.

ORDEN

DOCTO

CLASE

GIRADOR

BENEFICIARIO

COBRO

NOMINAL

COBRO

AÑO

OBSERVACIONES

Mayor auxiliar de acreedores diversos: igual que el de deudores diversos, utilizando tarjetas de cuentas corrientes en caso de pago en abonos, y llevando su control a parte de los demás auxiliares.

Mayor auxiliar de gastos de ventas

REGISTRO DE GASTOS DE VENTAS
AÑO 2005								VARIOS
FECHA	F.Dr.	CONCEPTO	CONTROL	SUELDOS	RENTAS	COMSIONES	TELEFONO	IMPORTE	NOMBRE

Mayor auxiliar de gastos de administración: igual que el de gastos de ventas, con la diferencia que en las columnas se pondrán los gastos más concurrentes de esta cuenta.

Mayor auxiliar de gastos y productos financieros:

REGISTRO DE GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS

GASTOS

PRODUCTOS

AÑO 2005

PERDIDA EN

VARIOS

UTILIDAD EN

VARIOS

FECHA

F.Dr.

CONCEPTO

CONTROL

INTERESES

DESCUENTOS

CAMBIOS

IMPORTE

NOMBRE

CONTROL

INTERESES

CAMBIOS

IMPORTE

NOMBRE

Mayor auxiliar de otros gastos y productos: es igual que el mayor auxiliar de gastos y productos financieros con la diferencia en que los conceptos de las columnas estén los gastos y productos más concurrentes.

Libro de inventarios y balances

Este libro es obligatorio según el código de comercio que en su artículo 38 establece lo siguiente:

ARTÍCULO 38: El libro de inventario y balances empezara por el inventario que deberá de formular el comerciante al tiempo de dar el principio a sus operaciones y contendrá:

FRACCION I: La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías, y efecto de todas clases apreciados en su valor real y que constituye su activo.

FRACCION II: La relación exacta de Loos deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formulen su pasivo.

FRACCION III: Fijara, en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus operaciones.

El comerciante formara , además , anualmente , y extenderá en el mismo libro , el balance general de sus negocios con los pormenores expresados en este articulo y de acuerdo con los asientos de diario , sin reserva , ni omisión alguna , bajo su firma y responsabilidad .

Como se procede en la práctica:

registrar el balance ,
registrar la relación o detalle de cada renglón del balance, entre lo que figura el inventario de mercancías.
aun cuando la ley no lo exige, se acostumbra consignar en este libro el estado de resultados.

Cuando la existencia de mercancías es muy numerosa y su inventario requiere gran numero de hojas, algunos contadores acostumbran formularlo a maquina de escribir o a computo, y con los demás documentos del balance, forman un libro empastado cada año se presenta a las oficinas federales de hacienda apara su revalidación, previo pago de multa que es inferior al costo de pasar el inventario a mano.