LA COBRANZA
Definición-. La cobranza es el proceso formal de presentar al girado un instrumento o documentos para que los pague o acepte:
- Pagaré
- Letras de cambio
- Documentos de embarque
- Otro título valor
La frase de que una venta no está totalmente realizada hasta no haber sido cobrada, es tan conocida como cierta. El cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de una venta realizada a crédito, lleva la transacción a una conclusión adecuada. Una empresa comercial pronto se quedará sin capital de trabajo si no se resarciera continuamente merced a la liquidación de sus ventas, originando un movimiento de efectivo por parte de sus clientes. Toda vez que la gran mayoría del comercio y la industria en el mundo entero utiliza hoy el crédito, la cobranza de las cuentas de clientes que esta actividad genera es una labor de gran importancia en la administración de las empresas.
ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Uno de los activos circulantes más importantes de un negocio, considerado un activo líquido, es la cantidad de dinero que representa el capital de trabajo invertido en cuentas por cobrar a clientes.
La rotación de esta cantidad es vital para la estabilidad de la empresa. En la mayoría de las firmas mejor administradas se realizan frecuentes pruebas para determinar el estado satisfactorio de estas cuentas. En ocasiones, la tarea de convertir esas cuentas en efectivo, medir la calidad y la rotación de las cuentas por cobrar y, en general, vigilar ese importante activo del negocio, se considera que va más allá de la función de cobranza, participando en ello los más altos niveles con responsabilidad de la situación financiera de la empresa. Es importante que los individuos responsables de la cobranza no sólo se familiaricen con este concepto, sino que además aprendan a utilizar algunas de estas herramientas para mejorar su propia contribución a la empresa en el más amplio sentido posible. Una diversidad de técnicas se utiliza ampliamente como medidas aceptables de la eficacia del esfuerzo de cobro, y de la liquidez o calidad de las cuentas por cobrar.
Antigüedad de saldos en las cuentas por cobrar
Para garantizar un buen trabajo de cobranza y un adecuado control de las cuentas de los clientes, debe llevarse un estricto registro de aquellas cuentas que han permanecido insolutas excediendo las condiciones normales de venta y ya están vencidas. Esto se llama determinar la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar; en la mayoría de los negocios se hace cada mes, aun cuando puede llevarse a intervalos más cortos o más largos para llenar las necesidades particulares de una empresa. La antigüedad de cuentas significa su separación en diferentes categorías: primero las cuentas que están dentro de los términos y no están vencidas; después, las de 1 a 30 días de vencidas, las de 30 a 60, las de 60 a 90, y así sucesivamente.
Durante mucho tiempo, el único método existente para determinar la antigüedad de las cuentas era una laboriosa operación manual, enumerando la cuenta de cada cliente en una hoja de papel tabular, fijando las diferentes porciones de la cuenta, según los plazos de vencimiento.
Los actuales paquetes informáticos de contabilidad permiten el rápido y sencillo análisis de la cuenta por cobrar por antigüedad de saldos. Sin duda en muchas empresas esto ha contribuido a ampliar los plazos de análisis por antigüedad de las ventas, por lo normal mensuales en lugar de periodos o intervalos sin frecuencia, durante los cuales el panorama global de las cuentas por cobrar pudiera deteriorarse de manera importante. La información obtenida por el análisis de las cuentas por cobrar se convierte en una herramienta de uso generalizado para identificar la calidad de las cuentas por cobrar, como también para determinar el alcance de la labor de cobranza.
Para determinar la antigüedad de los saldos, es práctica general determinar el porcentaje del total de las cuentas por cobrar sin vencer, y qué partes de dicho total caen dentro de las diferentes categorías de saldos venidos. Esto proporciona aspectos adicionales de comparación al personal encargado de la cobranza, o pueden compendiarse en informes dirigidos a la alta gerencia.
Informes a la gerencia
Como el éxito de la función de cobranza de cualquier empresa incide en si historial financiero y de ventas, es necesario prepara informes para tener debidamente notificadas tanto a la alta directiva como a la gerencia de ventas. El departamento financiero de una empresa necesita conocer los resultados de la cobranza, principalmente desde dos puntos de vista: el del flujo de fondos y el del efectivo de dicho flujo en el presupuesto de caja. La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, tratarán de establecer un presupuesto anual de operaciones. Un elemento de suma importancia en dicho presupuesto será la recuperación estimada de efectivo por las actividades de cobranza. Cuando la información histórica sobre los resultados de cobranza tiene antecedentes por un periodo razonable, se puede preparar un presupuesto de cobranza de bastante exactitud hasta con un año de anticipación. De ahí que, según las necesidades, la estimación anual de cobranza pueda modificarse y ajustarse por periodos trimestrales o mensuales, llegándose en última instancia a un cálculo de los fondos que se generarían en un día dado. Este tipo de información, normalmente obtenida por aquella sección de la empresa encargada de la labor global de cobranza, representa una importante contribución de la administración financiera de un negocio.
