El manejo contable de estos costos no es muy concurrente ya que por causas naturales o extraordinarias se ejecutan estos costos que afectan momentáneamente a la economía y estabilidad de la empresa, como por ejemplo , un temblor , inundación, huelga , etc.

Como no es predecible estos fenómenos , se ha determinado crear un fondo , en el cual un pequeño porcentaje de la utilidad es agregada a este fondo acumulativo .hasta llegar a un limite , se puede manejar con una cuenta contable con el nombre de “reserva para contingencias “ o “reserva para desastres “.

No se debe de confundir con la reserva de capital ¸ ya que esta reserva es impuesta por la ley general de sociedades mercantiles , para crear un fondo de liquidez , sin embargo el fondo que se esta tratando en este capitulo , es para prevenir cualquier contingencia que se pueda suscitar en un futuro , esto en términos monetarios , pero que hay de la verdadera preocupación de las empresas , sus productos , es decir, cuando hay un desastre natural o una huelga , prácticamente se paraliza la producción , lo cual a la empresa representa costos , como es el desaprovechamiento de la capacidad productiva , entiéndase , maquinaria , mano de obra directa e indirecta , aumentar la valuación de los materiales y artículos ( entre mas tiempo se tengan los materiales y artículos terminados en el almacén , aumentan sus costos de almacenamiento ),etc.

Para eso es necesario contar con un eficiente almacén , en el cual siempre se tenga materiales y mercancías disponibles a un tiempo razonable , es decir, tampoco hay que sobrepasar los limites , es por eso que en cuestiones de manejo de mercancías en el almacén es necesario llevarlo por auxiliares en el cual nos muestran el limite inferior y superior en unidades que deban de existir , también en temas anteriores se mostraron formulas para calcular la capacidad neta , capacidad disponible y el punto de pedido .

Sin embargo cuando sucedan estos hechos relevantes , a la empresa no la deben de tomar desprevenida , en el cual deberán de dar uso al fondo que se ha venido amortizando de las utilidades que se han obtenido , con la finalidad de que no repercutan tanto a los costos de los productos e inflen sus precios , en comparación con los precios de lista ( precios de la competencia ).

            La cuenta contable que se ha mencionado en este tema “reserva para contingencias “ o “reserva para desastres “, se debe de presentar en el estado financiero ( balance general ) en el grupo del capital contable .

            Para efectos de costos se puede también hacer una estimación arbitrariamente de este tipo de costos , es decir, asignándoles un porcentaje menor al costo de producción .

En este tema su trato contable se realiza al finalizar el periodo fiscal , es decir hay un periodo contable y hay un periodo fiscal , en el cual se presenta ante las autoridades hacendarías el periodo es de un año , y la declaración anual de situación financiera de la empresa se debe de presentar en el primer trimestre de cada año , es decir , entre enero ,febrero y marzo , de cada año , esto para las personas morales , para las personas físicas hasta el mes de abril , es decir el primer cuatrimestre .

La finalidad de la declaración de la situación financiera es la retención de impuestos , que como ya se ha visto es un componente del costo total ,.

Las retenciones se hacen en base a la utilidad que haya obtenido la empresa en dicho periodo , los impuestos a retener son Impuesto Sobre la Renta (ISR ), Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la Empresa ( PTU ), el primer impuesto tiene como beneficiario la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico (SHCP), que es retenedora del importe de este impuesto , la segunda retención PTU , es revisada y autorizada por la SHCP , pero sigue estando la empresa como retenedor del importe de este impuesto , para su posterior distribución en los empleadores de la empresa , esta repartición de efectuarse hasta un máximo de 60 días después de hacer la declaración ante SHCP , normalmente en el mes de Mayo .

Estos impuestos son calculados en el estado de perdidas y ganancias , siempre y cuando haya utilidad , en el caso de no haber utilidad no se calculan ni retienen estos impuestos .