UN DIAGRAMA DEBE :
q Seleccionar una zona ,un trabajo o un problema .
q Desmenuzarlo en sus partes componentes.
q Analizar cada porte por separado
q Reconstruirlo y de esta forma dar una mejor solucion .
q Ponerlo a prueba
q Aplicarlo
q Supervisarlo
Ejemplo de esto se muestran dos diagramas ,uno tan corto que no presta para un análisis y otro que desmenuza el problema con mas pasos .
Una vez hecho el diagrama general de todo un sistema ,procedimiento o instructivo ,conviene examinarlo y resolver el problema de una de sus partes ,como un cuello de botella donde el trabajo no influye por intercepciones innecesarias ,un alto costo de operación ,un exceso de personal o una lentitud exagerada en un tramite engorroso ,para hecer esto se selecciona la zona del problema del diagrama y se desmenuza con mayor detalle despué se procede a colocar los datos en un diagrama de proceso.
Se haran dos diagramas detallados del proceso uno actual y otro propuesto ,el primero sera u reflejo real de la ofmra en que se hacen las cosas y el segundo presentara los cambios y mejoras logrados y constituirá el instructivo para el manual de administración del departamento o departamentos que intevienen en el proceso
PASOS PREVIOS A LA CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO
- seleccionese,el proceso del cual se va a obtener el diagrama .
- determínese donde empieza y donde termina el proceso o porción seleccionada .
- sígase el proceso manteniéndose dentro de el no hay que tratar de cambiar a otro en el mismo diagrama ,debe seguirse exclusivamente a uno de los dos ,hombre o material ,no se puede observar a los dos en el mismo diagrama .
- identifíquese cada paso en el proceso ,según su actividad distintiva y su símbolo
- enumerarse los pasos según su secuencia ,descríbase en forma clara y concisa ,de manera que se pueda entender de que paso se trata .
- llenese de forma especial del diagrama se debe de incluir toda la información adicional que se considere necesaria ,tal como distancia, tiempos y cantidades .
ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DEL PROCESO
- análisis del diagrama en conjunto .
- este análisis tiene como objetivo encontrar deficiencias en el orden o secuencia en que se sucedan las actividades ;exceso de transporte ,demoras ,inspecciones ,almacenamiento o repeticiones de laguna actividad .
- análisis de un grupo de pasos
- generalmente los procesos se pueden dividir en varias partes que comprenden ciertos numeros de pasos por ejemplo cuando ene l proceso completo del materil tiene que atravesar por varios departamentos se pude tomar en esta caso el grupo de pasos que ocurre en cada departamento y dividir la hoja del diagrama en columnas ,una para cada departamento
- una vez realizada esta división por grupos ,se analiza como esta relacionados y cuales el propósito de ellos en elproceso ,es necesario saber si la secuencia es la mas adecuada si se pueden combinar o si el grupo completo es absolutamente necesario o es posible eliminarlo total o parcialmente.
- Análisis de cada paso :
- Después de haberse hecho los dos análisis anteriores ,se puede proceder al estudio de cada paso del proceso ,para fcilitar y sistematizar este estudio critico se usan estas preguntas :
¿para que sirve el paso que se esta considerando?, ¿si se dejara de hacer ,que pasaria?, ¿por qué es necesario hacerlo?, si la contestación es “ porque asi se ha hecho siempre “ o una que no justifique el trabajo y el costo ,debe de eliminarse .
¿dónde deb hacerse? , ¿se llevara a cabo en el almacen o area mas apropiado?
¿cuándo debe hacerse? ,aquí se pude reducir tiempo y costo si se cambia la secuencia o la frecuencia .
¿quién debe hacerlo?, ¿existira otra persona con mejor jerarquia o sueldo que pueda hacer lo mismo ,o bien ,mas apta?
¿habra otro metodo de trabajo massencillo que ahorarse tiempo y esfuerzo?
Con estas preguntas podremos encontrar que quiza el paso debe hacerse en otro lugar ,en otra maquina ,que hay que usar en un medio diferente de transporte ,que tal vez seria mas conveniente cambiar la secuencia ,es decir , hacerlo antes o después .
EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE PROCESO QUE SIRVE DE INSTRUCTIVO
Un ejemplo donde se ilustra las instrucciones para un encargado del control de existencias y otro con instrucciones para un comprador y una secretaria departamento de compras .
OBJETIVOS DEL ANÁLISIS :
El fin principal de la organización de las empresas ,es elevar su índice de productividad ,es decir obtener el punto optimo de ocupación de todos los factores productivos : capital ,hombres ,materias primas ,instalaciones ,equipo ,maquinaria ,sistemas ,etc. Debe verse la productividad como un medio y no como un fin ,puesto que su objeto final es obtener para toda la población un nivel de vida mas alto al aumentar la disponibilidad real de bienes y servicios ,es decir ,elevar el poder adquisitivo del consumidor .
Por lo tanto , si el ritmo de crecimiento o la ampliación extraordinaria de la capacidad productiva es el resultado de una mejor organización ,el análisis persigue este mismo fin ,además ,se pueden enumerar los siguientes objetivos :
· Mejorar la eficiencia productiva de una organización en su totalidad
· Hacer que todos los datos que se manejan en lso tramites normales sean realmente efectivos y de utilidad para una mejor administración.
· Obtener un mejor aprovechamiento del tiempo,esfuerzo,iniciativa e ideas dinámicas del personal .
· Llevar a efecto técnicas de organización científica en todas las operaciones administrativas
· Ayudar al desarrollo intelectual y de capacitación del personal .
· Llevar a acabo al simplificación de los trabajos .
· Reducir los costos de operación
· Ayudar a la administración a interpretar y usar ,de una manera mas efectiva ,toda la información transmitida .
· Instalar un programa de medición del trabajo de la oficina o del almacén .
· Mecanizar ,todo lo que sea posible ,las operaciones en el proceso de datos
· Facilitar la mayor utilización de los datos procesados ya sea mecánicamente o a mano .
· Hacer ver al personal la importancia de todo lo anterior , y los beneficios que se puedan resultar del análisis del método .
· Establecer el análisis sistemático sobre bases continuas para el estudio de nuevos sistemas ,papeles ,equipo ,etc.
