Apuntes Administración, Contabilidad y Logística - objetivo,organizacion,control ,funcion del almacen y el manejo de justo a tiempo en empresas publicas y privadas

CASO PRACTICO DE UNA EMPRESA PRIVADA

NOMBRE DE LA EMPRESA :

EGON MEYER S.A. DE C.V.

GIRO DE LA EMPRESA :

PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE SOLVENTES

DIRECCIÓN:

FRACC,INDUSTRIAL SAN JAVIER ,EDO DE MÉXICO.

TELEFONOS :

53-10-57-66

NOMBRE Y PUESTO DE LA PERSONA QUE NOS ATENDIO :

ING. JUAN SANTAMARÍA F.

GERENTE DE PLANTA

OBJETIVO DEL ALMACEN

El objetivo principal del almacén es controlar las entradas y salidas de mercancías llámese materiales ,materias primas o materiales de insumo .

SISTEMAS DE CONTROL

Los sistemas de control que se llevan a cabo en esta empresas son computarizados por medio del software llamado TESS este programa esta configurado a las necesidades de información que el almacenista necesita .

Este programa viene sustituyendo al llamado “ kardex o tarjetas de almacén “, en el cual se registran las entradas y salidas de cada producto ,su existencia ,los movimientos monetarios de las entradas y salidas su saldo final .El saldo final representa el inventario final de ese producto el cual con los inventarios físicos debe de coincidir de los contrario el faltante se tomara como merma .

Es por eso que el almacenista debe de tener un minucioso control de las mercancías ya que en el recae la responsabilidad del manejo del almacen ,

ORGANIZACIÓN DE LAS MERCANCIAS EN EL ALMACEN

Este aspecto es muy importante para el manejo del almacén ,ya que si esta bien organizado, el control de las mercancías será mas fácil ,en este caso de la empresa EGO MEYER S.A. DE C.V. se manejan productos químicos el cual su manejo y organización es muy complejo el cual se debe de organizar de tres formas sólidos ,líquidos y granel .

En el caso de granel se maneja ya que esta empresa adquiere materias primas ,pero a su ves también se convierten en productos , ya que pueden vender directamente la materia prima a sus clientes el cual todavía no pasa por un proceso por lo cual se debe de considerar como un producto ,la salida de esta mercancía es directamente del almacén es por eso que se maneja el área de granel , el cual se da salida del almacén por venta y no para el departamento de producción u otro .

ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN

El almacén es un departamento de suma importancia para la empresa ,por lo cual se designa un puesto de gerencia el cual se le llama “gerencia de almacén “ ,el encargado de esta puesto tiene a su cargo personal como el jefe del almacen ,supervisores ,montacargistas y ayudantes ,con el fin de mantener un control optimo del almacen.

OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL PERSONAL DEL ALMACEN

GERENTE DEL ALMACEN : La persona encargada de este puesto tiene como función analizar los reportes de inventarios y la programación de compras para prevenir el flujo de las mercancías a adquirir y no tener un sobre volumen de mercancías que esto contrae gastos y perdidas en especie para la empresa , su objetivo es minimizar las mermas y darle el flujo necesario a las mercancías .

JEFE DEL ALMACEN : Su función es el control de las entradas y salidas de las mercancías así como llevar reportes de los mismos ,su objetivo es controlar el área del almacén así como su organización de la mercancía dentro del almacén para así llevar un mejor control de las mercancías .

SUPERVISORES :Su funcion es revisar los requisitos de calidad de las mercancías ( arribos ) y que coincidan con los aspectos pedidos como puede ser color ,cantidad ,embalaje etc.Su objetivo que ña mercancía tenga la calidad requerida .

EFICIENCIA DEL ALMACEN

La medición de la eficiencia del almacén, es en base a los cumplimientos de los objetivos del departamento ,los cuales son reducir las mermas y dar una buena rotación a las mercancías .

El cual se puede presentar en forma grafica y en reporte ,en el cual se comparen con periodos anteriores y los actuales .

Ejemplo:

Si tengo un inventario final en libros de $500,000.00 pesos , y mi inventario físico es de $500,000.00 pesos ,esto quiere decir que el manejo del almacén a sido eficiente .

En caso de que el inventario físico fuera menor que el inventario en libros ,quiere decir que ha sido ineficiente el manejo del almacén por cuestiones de mermas que esto sucede por no darle rotación a la mercancía ,extravíos esto sucede por no tener la vigilancia adecuada .

En el caso de los extravíos el almacenista puede requerir personal a la gerencia por motivos de seguridad para así tener un mejor control del almacén y reducir los extravíos de mercancía .

·         En el caso de los extravíos el almacenista puede requerir personal a la gerencia por motivos de seguridad para así tener un mejor control del almacén y reducir los extravíos de mercancía .

EL MANEJO DEL JUSTO A TIEMPO

            Este procedimiento la empresa no lo utiliza ya que en el existe varios volúmenes de producción variados el cual hace inútil este procedimiento ,pero el cual sus clientes si exigen este menejo del justo a tiempo .

            El justo a tiempo es un procedimiento el cual ejerce mucha responsabilidad por parte del proveedor y del departamento de compras ,ya que este procedimiento consiste en la provisión de las mercancías necesarias para producir a un plazo muy corto , se puede decir de dias.Este procedimiento es muy dependiente ,ya que el departamento de producción depende de la provisión del proveedor a tiempo ,el cual la mercancía es registrada su entrada en el almacén y así mismo se registra su salida para el área de producción .

            Este procedimiento es eficiente para el departamento de almacén ya que elimina los inventarios por lo cual así como se registra la entrada de las mercancías se registra la salida de las mismas para el departamento de producción .

            Este sistema tiene ventajas y desventajas :

VENTAJAS :

q Eliminación de inventarios

q Control de las salidas y entradas en el almacén

q Eliminación de las mermas en materia prima

DESVENTAJAS :

q Que el proveedor no sea puntual .

q Que la mercancía no este competa de acuerdo al pedido

q Huelga en la empresa proveedora .

o    Estas desventajas llevan al paro de producción de la empresa .lo cual significa perdidas

ASPECTOS LEGALES :

            Los aspectos legales que contraen a este procedimiento debe de quedar acentuado ante un contrato en el cual se responsabiliza el proveedor y la empresa ,en el caso del proveedor se responsabiliza de entregar a tiempo las mercancías en las fechas establecidas, para llevar a cabo esto el departamento de compras deberá facilitar la programación de compras al proveedor para que puedan calendarse sus visitas a la empresa y no tener contratiempos ,lo cual también debe de responsabilizarse de entregar en estado optimo las mercancías de acuerdo a los requisitos de calidad .Por otra parte el comprador o la empresa se responsabilizan también de adquirir la mercancía en las fechas y tiempos establecidos en la negociación con el proveedor .

            Este contrato respaldara cualquier falla o irresponsabilidad en su caso por parte del proveedor de asumir los gastos ( penalización ) que puedan producirse por cuestiones de paro de

producción y por parte del comprador de asumir la responsabilidad de adquisición de las mercancías .

¿QUÉ RESPONSABILIDAD TIENEN LOS PROVEEDORES?

            La responsabilidad de los proveedores queda establecida mediante un contrato ( orden de compra o contrato de suministro ) en el cual se establecen las características de la mercancías así como forma de pago ,garantía ,transporte ,lo cual al aceptar el proveedor deberá de asumir la responsabilidad de cumplir con los requisitos de calidad que son inspeccionados por el almacén o recibo .

            El departamento encargado de establecer esta responsabilidad es el departamento de compras ya que este departamento tiene como función el negociar directamente con el proveedor .

            El proveedor también deberá de contar con maquinaria   y personal necesario para descargar la mercancía en el caso de que la empresa que adquiere la mercancías no cuenta con los recursos necesarios ,este aspectos debe de ser tratado en la negociación y respaldado por la orden de compra .

            En el caso de la empresa EGO MEYER S.A. DE C.V. cuando haces sus pedidos de compra ,establece que sean facilitados maquinaria y personal necesario para descargar la mercancía ya que es insuficiente los recursos que cuenta el almacén de esta empresa .

CASO PRACTICO DE UNA EMPRESA PUBLICA

NOMBRE DE LA EMPRESA :

CENTRO COMERCIAL ISSSTE N°169

DIRECCIÓN :

            Av.Morelos ,esquina Jalisco .Col.Las Palmas



AGRADECIMIENTO

            Gracias a esta intensa investigación hemos hemos aprendido a prender de los maestros en un campo de trabajo como el que se vive en las TIENDAS Y FARMACIAS ISSSTE .

            Agradecemos las felicidades que nos proporcionaron en las TIENDAS Y FARMACIAS ISSSTE y especialmente al licenciado en administrador Arnulfo Concepción Diaz .,quien amablemente nos dedico una buena parte de su tiempo y nos mostro un amplio panorama de esta importante organización lo que hizo posible la realización de este trabajo.

            Tambien queremos agradecer al contador Gregorio Morales L. Por su gran apoyo en el desarrollo de esta investigación ,por darnos las bases necesarias para realizarla .

SISTEMAS DE CONTROL

            Hay varios sistemas de control que se tienen en el departamento de almacén ,esto con el fin de controlar las entradas y salidas de las mercancías ,para ello existen políticas que rigen que controles llevar y a quienes informar .

POLITICAS:

·          Se deberá de recibir en las unidades de ventas integrales del sistema integral de tiendas y farmacias del instituto ,única y exclusivamente la mercancía autorizada por la subdirección de abasto a traves del sistema de información comercial ( S.I.C. ), o de los pedidos abiertos expedidos por esta subdirección.

·          al momento de la recepción de la mercancía deberá revisarse cuidadosamente en presencia del proveedor o transportista con el propósito de recibir únicamente mercancías en optimas condiciones para su venta .

·          el subgerente de almacén o recibo deberá de notificar de inmediato a la unidad de venta cuando un proveedor no cumple con las cantidades de mercancías solicitadas y establecidas en la orden de compra o en el pedido fincado ,en caso de recibir excedentes de mercancía debera de analizar el tipo de articulo de que se trate ,de aceptarlo se deberá de elaborar una nueva orden de compra o remisión apoyándose de la hoja de control de existencias y pedido abierto autorizado.

·          se debera de marcar con el color correspondiente al mes la caja o embalaje de la mercancía recibida en la unidad de venta con la mercancía que tiene mas tiempo en almacén de acuerdo al principio de Primeras Entradas y Primeras Salidas ( PEPS ).

·          en el caso de que el sistema de información comercial se llegara a saltar un numero de folio ,el gerente de la unidad de ventas informara a la subdirección de finanzas por medio de la gerencia regional correspondiente ,elaborando una acta informativa y se debera de incorporar a la bitácora.

·          la recepción de mercancía sin cargo se deberá de registrar contablemente en las unidades de venta ,el incumplimiento a esta disposición ,será motivo de fincamiento de responsabilidades a los infractores .

·          corresponderá al responsable de la función del almacén o recibo vigilar que cada proveedor que ingresa al almacén se registre en la libreta correspondiente y que la mercancía se reciba en los horarios y fechas estipuladas ,así también que se almacene en el lugar establecido y que las salidas por cualquier concepto ,estén debidamente controladas .

·          corresponderá al responsable del almacén o recibo vigilar que la mercancía que se reciba en la unidad de ventas acompañada de la remisión del proveedor ,copia del pedido abierto ,el talón del

·          embarque en original y dos copias ,en caso de que el pedido sea entregado por una empresa transportista se entregara el original del pedido de mercancía sugerido autorizado o pedido fincado .

·          cuando la remisión del proveedor presente diferencias en lo solicitado se deberá de elaborar la póliza de salida eventual por la mercancía faltante en la unidad de venta ,asi como marcar un asterisco (*) en el renglón faltante protegido por una cinta adhesiva trasparente en la columna de cantidades y anotar al pie d la remisión de proveedor el numero de póliza de salida eventual no debiendo presentar esta en ningún caso ,raspaduras ,borrones e enmendaduras ,las que automáticamente la invalidaran .

·          en todas y cada una de las cajas o embalajes que contienen la mercancía recibida en almacén deberán etiquetarse con los siguientes datos ,línea departamental,dia ,mes y año en que se recibe la mercancía y precio unitario de venta ,consignando en la remisión del proveedor y marcar con el color correspondiente al mes , de acuerdo al calendario de colores por mes .

·          el subgerente o responsable de la recepción y registro de la mercancía deberá de anotar en la bitácora de almacén y recibo ,la llegada de todas y cada una de las mercancías que se recibieron en la unidad de venta .

·          el subgerente de almacén o recibo o quien realice esta función deberá de registrar en la tarjeta perfoliada de recibo de mercancías ,la fecha en que se recibe esta ,numero de folio que se le asigno a la remisión del proveedor ,la línea financiera y departamental de l mercancía recibida ,el nombre o razón social del proveedor ,el importe o el precio de costo y venta ,además de recabar el nombre completo y forma de quien entrega la mercancía ,así también deberá de anotar las observaciones correspondientes

Estos controles que lleva el almacen sirven para llevar el orden cronológico de las entradas y salidas de mercancias en el almacen ,con el fin de llevar un mejor funcionamiento de este departameto y asi reducir los costos y mermas .

El inventario final registrado en libros debe de coincidir con los inventarios fisicos ,lo cual normalmente hay faltantes ya sea por merma .

·         MERMA:Se debe de considerar como merma la disminucion de productos que se da tanto en bodegas como en piso de ventas de la unidad de ventas por causas impútables por le personal ,a clientes a plagas   y a los agentes naturales en el manejo propio de ella en su operación causando una disminucion en el inventario fisico la cual puede ser por mercancía en mal estado o faltante.

o    MERCANCÍA EN MAL ESTADO : Se considera merma por mal estado aquella mercancía que se haya dañado ,roto ,descompuesto o este caduco y que se haya agotado el recurso de devolución al proveedor o de cobro al personal o al cliente en caso de accidente ,abuso o descuido .

o    MERCANCÍA FALTANTE: Es la que se da por sustracción de la mercancía por parte del personal o consumidores y que no haya sido detectado o en su caso se haya agotado los recursos legales por la recuperación del monto sustraido .

ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN

La organización en esta área   los conforman desde el gerente de recibo y bodega ,jefe de recibo ,técnico especialista ,administrativo especialista ,jefe de línea y auxiliar de almacén .los cuales tiene cada uno sus funciones y en si tiene el mismo objetivo el cual seria el objetivo del departamento de almacén o recibo , de llevar un control eficiente ,dar rotación a la mercancías para así reducir las mermas .

FUNCIONES DEL PERSONAL DEL ALMACEN

GERENTE DE RECIBO O BODEGA : Su funcion es analizar los inventarios   y dar la pronta solucion a problemas de entradas y salidas de mercancias .

JEFE DE RECIBO :S u principal funcion es registrar las entradas y salidas de la mercancias en el almacen .

TÉCNICO ESPECIALISTA :Su funcion es de revisar si el embarge cumple con los requisitos de calidad .

ADMINISTRATIVO ESPECIALISTA : Su funcion es en revisar si coincide los documentos que amparan la compra con los de la mercancía recibida en su caso la orden de compra .

JEFE DE LINEA :Es el encargado de organizar las mercancias de acuerdo con la fecha de remision por medio de colores

EFICIENCIA DEL ALMACEN

      La eficiencia del almacén se establece por medio de objetivos ,que se deberán reflejados en el manejo del almacén esta técnica ayuda analizar el trabajo y su control de ese departamento ,el cual consiste en ver los resultados de los controles auxiliares de cada productos el cual nos da el inventario final en libros ,de tal manera que debe de coincidir con el inventario final físico , de ser así o habiendo una mínima merma da a reflejar una eficiencia en el personal y en el manejo del almacén ,de no coincidir los inventarios aumentando la merma se tendrá que tomar decisiones al respecto para el manejo del almacén ay que su personal y su control es ineficiente .

¿SE MANEJA EL JUSTO A TIEMPO?

      No manejamos este tipo de procedimiento ya que se adquieren mercancias en una cantidad moderada para asi aprovechar los descuentos que lso proveedores nos hagan .Por otra parte el manejo de justo a tiempo origina en este tipo de empresas gastos y perdidas , ya que este procedimetno marca la provisión de mercancía muy consecuente el cual no se sabe si se dara rotación a la mercancía ya existente lo que llevaria a cabo ,mermas ,gastos de mantenimiento etc.

            ¿QUÉ RESPONSABILIDAD TIENEN LOS PROVEEDORES?

            En terminos de politicas de la empresa :

·          el proveedor se compromete a surtir oportunamente todas las tiendas autorizadas por el pedido ,estando facultado el instituto a cancelar el pedido por falta de dicho surtimiento .

·          el proveedor en cualquier tiempo mientras este vigente su pedido abierto y después de la terminación del mismo esta obligado a canjear la mercancía que se encuentre en mal estado o bien que no tenga demanda por otra que sea solicitada o la correspondiente poliza de salidas eventuales .

En terminos legales :

·          El proveedor se obliga a entregar los bienes y/o servicios contratados en los terminos pactados en este pedido y los contratos ,cotizaciones o propuestas relacionadas sujetándose a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones y Obras Publicas relacionadas con bienes muebles de la Administración Publica Federal ,asi como a las demas normas y ordenamientos legales aplicables a la materia .