FASES:
Todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo con respecto al control del sistema presupuestal, las etapas son:
- Previsión
- Planeación
- Formulación
- Aprobación
- Ejecución y coordinación
- Control
- Evaluación
PREVISION:
Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del control presupuestal.
PLANEACION:
Elegir la persona o personas (director y comité), que se harán cargo de todo el sistema presupuestario.
La fase de la planeación comprende múltiples aspectos, recopilación de datos, un estudio cuidadoso , su ordenamiento o integración , cuestión en la cual interviene los distintos departamentos o funcionarios .
FORMULACION:
en esta fase se integra la elaboración de los presupuestos parciales , que se hacen de forma analítica de cada departamento del organismo y de la realización de los presupuestos globales o sumarios previos , puestos que estos están expuestos a ajustes , , pero con la visión completa y general del presupuesto .
APROBACION:
es la dirección general o gerencia de la entidad , después del comité , quien sanciona los presupuestos , hasta el resultante del paso anterior , simultáneamente son verificados por los jefes de los departamentos y otros funcionarios pero que se hagan responsables de llevarlos a cabo , después de las discusiones y modificaciones pertinentes .
EJECUCION Y COORDINACION:
el trabajo de llevar a efecto los presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros , bajo las ordenes de su jefe , hasta los funcionarios de las mas altas jerarquías , pero lo que es necesario es formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos ,métodos , de la misma forma como se hace para la instalación de cualquier sistema administrativo .
La obre de ordenar metódicamente las metas departamentales y compaginar las actividades , es una atribución que se delegara de los mas altos niveles a los de mediana jerarquía .
CONTROL:
Corresponde a las funciones encaminadas a la observancia y vigilancia del ejercicio del presupuesto.
El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que parecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa.
El control del presupuesto se hace, básicamente partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones.
Debe de haber un análisis y estudio de las variaciones o desviaciones, de tal forma que dan lugar a lo siguiente:
- Localizar el área del Problema.
- Celebrar pláticas con el concurso de los supervisores y de los funcionarios de dicha área.
- Analizar la situación del trabajo, la secuencia, la coordinación de actividades, la efectividad de la supervisión.
- Observar directamente el trabajo del departamento afectado.
- Entablar pláticas con el funcionario en línea.
- Nombrar personal para el estudio del problema específico, y llevar a cabo practicas especiales de auditoria interna.
- Formular reportes en los que colaboren tanto el personal involucrado, como quienes estudian directamente el problema.
- Investigado y delimitado el problema y sus causas, emitir un informe en el que se mencione estas, y la forma en que se obtuvieron.
Por lo que es necesario , no solo determinar la variación , sino analizarla y localizar sus causas , con objeto de decidir cuales serán las medidas que habrán de seguirse , para eliminar la deficiencia , cuando así sea, habrá de agudizarse el control , y quizás modificarse el presupuesto ,etc., siempre en vía de superación .
EVALUACION:
con base en los resultados obtenidos y sus costos , se hace la evaluación , mediante la comparación , análisis , la revisión y la interpretación de ellos , para formular un juicio y determinar si se esta procediendo correctamente , o de los contrario tomar las decisiones necesarias , los juicios servirán de plataforma a los directivos para la toma de decisiones y par al obtención de mayor eficiencia , así como para un costo optimo .
