Presupuesto Base Cero
¿Para que sirve?
Es un método de presupuestación que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una organización. En este método deben ser justificados todos los gastos para cada nuevo periodo y por cada unidad de la organización; al contrario de sólo explicar las cantidades requeridas como un simple incremento de los importes presentados en periodos anteriores.
Responde a las siguientes preguntas:
* ¿Por qué debe gastarse?
* ¿La forma elegida es la mejor?
Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlas mediante análisis y evaluación del costo beneficio.
En consecuencia, este método puede ser aplicado a toda actividad, función u operación donde sea posible determinar la relación costo-beneficio.
Ventajas:
- Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en necesidades y beneficios para la organización.
- Evita que los costos salgan de control.
- Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para mejorar sus operaciones.
- Incrementa la motivación del personal satff al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones.
- Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la organización.
- Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias.
- Destierra la práctica, bastante usual, de inflar los presupuestos pensando que luego serán recortados, cubriendo así a los administrativos.
Desventajas:
- Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisión. Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo.
- Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.
- Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por los administradores a varios niveles en la organización.
- Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar, defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y en la organización.
¿Cómo se elabora?
Para instrumentar el Presupuesto Base Cero es necesario:
Establecimiento de un sistema de costeo estándar:
- Determinar la cartera de servicios del hospital.
- Establecer los procesos del hospital (clínicos, administrativos y asistenciales).
- Dividir al hospital en unidades de decisión (centros de costos). Esta división deberá ser conforme a los procesos del hospital. Es un paso muy importante ya que de ella dependerá la optimización del trabajo para revaluar anualmente todos los programas y gastos
- Formular los paquetes de decisión para cada centro de costos:
a) Identificar actividades por unidad de decisión, incluyendo su costo (considerando insumos y recursos humanos, financieros y materiales).
b) Analizar los planes para el siguiente año, ayudándose de las suposiciones formales emitidas por la alta gerencia.
c) Preparar los paquetes de decisión, basándose en: Niveles de actividad esperados, aumentos estimados en gastos operativos y lista de actividades vigentes, nuevas y por eliminar.
Determinación de los beneficios esperados:
- Beneficios del primer año de operación (por proceso y por actividad).
- Tarifas de los servicios para cada mercado a atacar.
- Volúmenes de operación de cada mercado y servicio.
Priorización de los paquetes de decisión:
Clasificar los paquetes en función de su mayor grado de beneficio al hospital, con el objeto de facilitar la colocación eficiente de los fondos en las unidades más promisorias. La jerarquización inicial debe hacerse a nivel básico o de centro de costos, con objeto de que cada gerente de unidad evalúe la importancia de sus propias actividades y categorice sus paquetes conforme a ella. Posteriormente, el administrador de siguiente nivel conjuntamente con el gerente departamental, revisa y estudia la clasificación y la utiliza como guía para elaborar un consolidado organizacional.
Establecimiento de un sistema permanente de capacitación:
- Capacitación a nivel central de un contador, por tiempo completo, que se dedique específicamente a la elaboración de este tipo de presupuestos.
- Preparación de un taller a nivel de mandos medios y altos, con el objeto de familiarizarlos con este nuevo método de presupuestación y sus implicaciones.
