Hablar del éxito de un presupuesto, no quiere decir, necesariamente que los resultados logrados hayan sido idénticos a los pronosticados , seria suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con que se condujo la empresa .

      Para que la presupuesto cumpla con las funciones que se esperan es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben de observarse en su estructuración como son:

·        Conocimiento de la empresa

·        Exposición del plan o política.

·        Coordinación para la ejecución del plan o política.

·        Fijación del periodo presupuestal.

·        Dirección y vigilancia.

·        Apoyo directivo.

 

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA:

     Los presupuestos siempre va ligado al tipo de entidad , a sus objetivos , a su organización , y a sus necesidades , su contenido y forma varían de una institución a otra , principalmente en el grado de análisis requerido ,por lo cual es indispensable el conocimiento de la empresa , los objetivos , y en las necesidades en que se hayan de aplicar .

     La preparación del presupuesto , se basa en el principio de que todas las transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre si ,permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas .Por ejemplo , si se puede determinar las ventas con cierta exactitud , podría estimarse el volumen de producción adecuado , con ciertos ajustes, lo que permitiría a la dirección normar su criterio respecto a los limites del inventario que desee mantener , todo esto no seria posible sin un amplio conocimiento de la empresa en particular .

 

EXPOSICION DELPLAN O POLITICA:

     La implantación del presupuesto deberá exponerse en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos , cuyo propósito será uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto , definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad de cada uno de ellos , así para evitar opiniones particulares o diversas .

 

COORDINACION PARA LA EJECUCION DEL PLAN O POLITICA:

     debe de existir un director del presupuesto , que actuara como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan .La sincronización de las diferentes actividades se harán elaborando un calendario , en que se precisen las fechas en que cada departamento debe de tener disponible la información necesaria , para que los demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones .

 

FIJACION DEL PERIODO PRESUPUESTAL:

     Un requisito indispensable que se deberá de tomar en cuenta para la integración del control presupuestal, es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones .La determinación de este periodo opera en función de diversos factores tales como:

·        Estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa.

·        El tiempo del proceso productivo.

·        Las tendencias del mercado.

·        Ventas de temporada.

·        Inversiones a más de un año.

·        Financiamientos.

 

DIRECCION Y VIGILANCIA:

     una vez aprobado el plan , cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos , que el correspondan , con las instrucciones o recomendaciones , que ayudara a los jefes a poner en practica dichos planes .

     En este paso se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de las comparaciones de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenece.

 

APOYO DIRECTIVO:

     la voluntad en la implantación de el presupuesto por parte de los directivos y su respaldo , es indispensable para su buena realización y desarrollo , lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo si no que lo convierte en un plan de acción operativa , y de patrón de medida con lo ejecutado .

     Resumiendo se puede decir que el presupuesto debe tener, cuando menos los siguientes puntos:

·        Conocimiento de la entidad, pues es la base para realizar el presupuesto con adecuación.

·        Una planificación general previa, que integra la determinación de política y objetivos      futuros generales, a gran nivel.

·        La formación de programas, detallados o analíticos que conviertan los objetivos generales      en planes de operación.

·        La cuantificación, en términos monetarios en unidades de valor reconocido, de los planes      operativos.

·        El control, es decir la realización de que los planes presupuestados se cumplan o se      superen pero en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento      de sus causas, y sus posibles rectificaciones ajustes, o apoyos, a tiempo.