Al terminar el ejercicio una vez registradas todas las operaciones efectuadas durante el mismo, el proceso contable que se debe seguir para hacer el cierre anual de operaciones es el siguiente:
se formula la balanza de comprobación con las cuentas que aparecen abiertas en el libro mayor.
se verifica por medio de la balanza de comprobación que el registro de las operaciones se haya hecho respecto a la partida doble.
se comprueba que el saldo de cada una de las cuentas coincida con el se su mayor auxiliar correspondiente.
se determina cuales son los saldos de las cuentas que no coincidan con la realidad.
se hacen los asientos de ajustes necesarios para que el saldo de cada una de las cuentas coincida con la realidad, o por lo menos sea lo mas exacto posible.
se formula una nueva balanza en la que se figuran los saldos de las cuentas ya ajustados.
se hacen los asientos de pérdidas y ganancias para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.
se hace el asiento de cierre.
se formula el estado de situación o balance general.
se elabora el estado de pérdidas y ganancias o estado de resultado.
BALANZA DE COMPROBACION.
Es el documento por medio del cual se pueden verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de diario han sido trasladados a las cuentas correspondientes del mayor, respecto al principio de la partida doble.
Para estar más seguros de la exactitud de los saldos de las cuentas que contiene la balanza de comprobación es preciso examinar el saldo de cada cuenta para verificar si cada una de ellos coincide con el de su mayor auxiliar correspondiente, para así precisar las cuentas que coinciden y las que no coinciden con la realidad.
Los motivos que originan que los saldos de las cuentas no siempre coincidan con la realidad proviene de:
Operaciones no reportadas.
Extravios, robos o malos manejos de bienes de propiedad de la empresa.
Activos en malas condiciones no incluidos en los inventarios.
Créditos de cobro dudoso.
Depreciación y reevaluación de activo fijo.
Amortización y consumo de activo diferido.
Acumulación de activo y pasivo pendiente de registrar.
MOVIMIENTOS
SALDOS
No. CUENTA
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
1001
CAJA
$ 3,500,000.00
$ 3,450,000.00
$ 50,000.00
1002
BANCOS
7,900,000.00
4,700,000.00
3,200,000.00
1003
INVENTARIOS
7,800,000.00
7,800,000.00
1004
CLIENTES
8,900,000.00
4,300,000.00
4,600,000.00
1005
DOCUMENTOS POR COBRAR
10,300,000.00
5,855,000.00
4,445,000.00
1006
IVA ACREDITABLE
180,000.00
180,000.00
2001
TERRENOS
4,000,000.00
4,000,000.00
2002
EDIFICIOS
10,000,000.00
10,000,000.00
2003
MOBILIARIO Y EQUIPO
2,300,000.00
300,000.00
2,000,000.00
2004
EQUIPO DE REPARTO
1,600,000.00
1,600,000.00
3001
GASTOS DE INSTALACION
800,000.00
800,000.00
3002
RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO
180,000.00
180,000.00
3003
INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
750,000.00
750,000.00
4001
PROVEEDORES
7,250,000.00
10,800,000.00
$ 3,550,000.00
4002
DOCUMENTOS POR PAGAR
5,300,000.00
9,082,000.00
3,782,000.00
4003
ACREEDORES DIVERSOS
750,000.00
1,500,000.00
750,000.00
4004
IVA POR PAGAR
248,000.00
248,000.00
4101
ACREEDORES HIPOTECARIOS
75,000.00
1,200,000.00
1,125,000.00
5001
CAPITAL
25,000,000.00
25,000,000.00
6001
GASTOS DE VENTAS
3,800,000.00
3,800,000.00
6002
GASTOS DE ADMINISTRACION
2,200,000.00
2,200,000.00
6100
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
650,000.00
950,000.00
300,000.00
6200
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
200,000.00
150,000.00
50,000.00
7000
VENTAS
24,900,000.00
24,900,000.00
7001
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
700,000.00
700,000.00
7002
DESCUENTOS SOBRE VENTAS
300,000.00
300,000.00
7100
COMPRAS
14,500,000.00
14,500,000.00
7101
GASTOS DE COMPRAS
500,000.00
500,000.00
7102
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
1,400,000.00
1,400,000.00
7103
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
600,000.00
600,000.00
TOTALES
$94,435,000.00
$ 94,435,000.00
$ 61,655,000.00
$61,655,000.00
UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO
NOTA : si se trata de una empresa cuyo capital pertenece a una sola persona (persona física), la utilidad o perdida del ejercicio se deberá de traspasar a la cuenta de capital.
Si se trata de una empresa cuyo capital pertenece a varias personas (persona moral), la utilidad se deberá de traspasar a la cuenta de utilidad del ejercicio y si arroja perdida entonces se deberá de traspasar a la cuenta de perdida del ejercicio.
UTILIDAD DEL EJERCICIO
DEL VALOR DE SU SALDO PARA SALDARLA
DEL VALOR DE SU SALDO DE LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS , CUANDO RESULTE ACREEDOR .
SU SALDO REPRESENTA LA UTILIDA NETA DEL EJERCICIO
PERDIDA DEL EJECICIO
DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS , CUANDO RESULTE DEUDOR
DEL VALOR DE SU SALDO PARA SALDARLA
SU SALDO REPRESENTA LA PERDIDA NETA DEL EJERCICIO
HOJA DE TRABAJO
Todo el proceso desarrollado desde la balanza de comprobación hasta la formulación de los estados financieros, se pueden hacer en un solo documentos denominado hoja de trabajo o estado de trabajo.
La hoja de trabajo no es un documento obligatorio o indispensable , tiene carácter optativo y además de índole interna , que el contador formula antes de hacer el cierre anual de operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad y rapidez los asientos de ajustes , los de perdidas y ganancias y el de cierre , así como el balance general y el estado de resultados .
BALANZA DE COMPROBACION
AJUSTES
SALDOS AJUSTADOS
PERDIDAS Y GANANCIAS
BALANCE GENERAL
MOVIMIENTOS
SALDOS
FOLIO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
AS
DEBE
HABER
AS
DEUDOR
ACREEDOR
AS
DEBE
HABER
AS
DEUDOR
ACREEDOR
1
CAJA
$ 3,500,000.00
$ 3,450,000.00
$ 50,000.00
8,000.00
1
42,000.00
42,000.00
2
BANCOS
7,900,000.00
4,700,000.00
3,200,000.00
3,450.00
2
3,196,550.00
3,196,550.00
3
INVENTARIOS
7,800,000.00
7,800,000.00
3D
8,900,000.00
7,800,000.00
3C
8,900,000.00
8,900,000.00
4
CLIENTES
8,900,000.00
4,300,000.00
4,600,000.00
4,600,000.00
4,600,000.00
5
DOCUMENTOS POR COBRAR
10,300,000.00
5,855,000.00
4,445,000.00
4,445,000.00
4,445,000.00
6
IVA ACREDITABLE
180,000.00
180,000.00
2
450.00
184,650.00
184,650.00
17
4,200.00
7
TERRENOS
4,000,000.00
4,000,000.00
7
1,000,000.00
5,000,000.00
5,000,000.00
8
EDIFICIOS
10,000,000.00
10,000,000.00
10,000,000.00
10,000,000.00
9
MOBILIARIO Y EQUIPO
2,300,000.00
300,000.00
2,000,000.00
2,000,000.00
2,000,000.00
10
EQUIPO DE REPARTO
1,600,000.00
1,600,000.00
1,600,000.00
1,600,000.00
11
GASTOS DE INSTALACION
800,000.00
800,000.00
800,000.00
800,000.00
12
RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO
180,000.00
180,000.00
2
3,000.00
24,000.00
13
159,000.00
159,000.00
13
INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
750,000.00
750,000.00
50,000.00
12
700,000.00
700,000.00
14
PROVEEDORES
7,250,000.00
10,800,000.00
$ 3,550,000.00
3,550,000.00
3,550,000.00
15
DOCUMENTOS POR PAGAR
5,300,000.00
9,082,000.00
3,782,000.00
3,782,000.00
3,782,000.00
16
ACREEDORES DIVERSOS
750,000.00
1,500,000.00
750,000.00
750,000.00
750,000.00
17
IVA POR PAGAR
248,000.00
248,000.00
18,000.00
16
266,000.00
266,000.00
18
ACREEDORES HIPOTECARIOS
75,000.00
1,200,000.00
1,125,000.00
1,125,000.00
1,125,000.00
19
CAPITAL
25,000,000.00
25,000,000.00
25,000,000.00
25,000,000.00
20
GASTOS DE VENTAS
3,800,000.00
3,800,000.00
4
92,000.00
75,000.00
14
4,648,450.00
4,648,450.00
19
-
5
44,450.00
150,000.00
15
8
375,000.00
9
140,000.00
10
240,000.00
11
40,000.00
13
24,000.00
17
118,000.00
21
GASTOS DE ADMINISTRACION
2,200,000.00
2,200,000.00
8
125,000.00
125,000.00
14
2,371,000.00
2,371,000.00
19
-
9
60,000.00
17
111,000.00
22
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
650,000.00
950,000.00
300,000.00
6
1,600.00
120,000.00
16
368,400.00
18
368,400.00
12
50,000.00
23
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
200,000.00
150,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
19
24
VENTAS
24,900,000.00
24,900,000.00
3
1,000,000.00
12,000,000.00
18
12,000,000.00
3E
11,900,000.00
25
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
700,000.00
700,000.00
700,000.00
3
-
26
DESCUENTOS SOBRE VENTAS
300,000.00
300,000.00
300,000.00
3
-
27
COMPRAS
14,500,000.00
14,500,000.00
3A
500,000.00
2,000,000.00
3B
-
3C
7,800,000.00
8,900,000.00
3D
11,900,000.00
3E
28
GASTOS DE COMPRAS
500,000.00
500,000.00
500,000.00
3A
-
29
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
1,400,000.00
1,400,000.00
3B
1,400,000.00
-
30
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
600,000.00
600,000.00
3B
600,000.00
-
SUMAS IGUALES
$94,435,000.00
$ 94,435,000.00
$ 61,655,000.00
$61,655,000.00
31
DEUDORES DIVERSOS
1
8,000.00
146,000.00
146,000.00
16
138,000.00
32
PROVICION PARA CREDITOS INCOBRABLES
92,000.00
4
92,000.00
92,000.00
44,450.00
5
44,450.00
44,450.00
1,600.00
6
1,600.00
1,600.00
33
SUPERAVIT PARA REVALUACION TERRENOS
1,000,000.00
7
1,000,000.00
1,000,000.00
34
DEPRECIACION ACUM.DE EDIFICIOS
500,000.00
8
500,000.00
500,000.00
35
DEPRECIACION ACUM.DE MOBILIARIO Y EQUIP
200,000.00
9
200,000.00
200,000.00
36
DEPRECIACION ACUM DE EQUIPO DE REPARTO
240,000.00
10
240,000.00
240,000.00
37
AMORTIZACION DE GTOS INSTALACION
40,000.00
11
40,000.00
40,000.00
38
PAPALERIA Y UTILES
14
200,000.00
200,000.00
200,000.00
39
PROPAGANDA Y PUBLICIDAD
15
150,000.00
150,000.00
150,000.00
40
GASTOS PENDIENTES DE PAGO
158,000.00
17
158,000.00
158,000.00
41
IMPUESTOS PENDIENTES DE PAGO
71,000.00
17
71,000.00
71,000.00
42
IMPUESTOS POR PAGAR
4,200.00
17
4,200.00
4,200.00
SUMAS IGUALES
$ 35,024,700.00
$ 35,024,700.00
$ 49,192,650.00
$ 49,192,650.00
43
PERDIDAS Y GANANCIAS
19
7,069,450.00
12,368,400.00
18
20
5,298,950.00
-
44
UTILIDAD DEL EJERCICIO
5,298,950.00
20
5,298,950.00
SUMAS IGUALES
$ 24,736,800.00
$ 24,736,800.00
42,123,200.00
42,123,200.00
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