Apuntes Administración, Contabilidad y Logística - Registro y control de las mercancias

Registro y control de las mercancías

En todo negocio el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes ya que tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.

Para el registro de las operaciones de mercancías existen varios procedimientos, los cuales se deben de establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad económica del negocio

Volumen de operaciones

Claridad en el negocio

Información deseada

Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancías son las siguientes:

compras
gastos de compras
devoluciones sobre compras
descuentos o rebajas sobre compras
ventas
devoluciones sobre ventas
descuentos o rebajas sobre ventas
inventario inicial
inventario final

Los principales procedimientos que existen son los siguientes:

procedimiento global

procedimiento analítico o pormenorizado

procedimiento de inventarios perpetuos o continuos

Procedimiento global

El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta la cual se abre con el nombre de MERCANCIAS GENERALES.

MECANICA CONTABLE: Las cuentas que se afectan en este procedimiento son las siguientes:

mercancías generales
inventarios
perdidas y ganancias
todas las cuentas de ( activo , pasivo , resultado )

MERCANCIAS GENERALES
SE CARGA:	SE ABONA:
DEL VALOR DEL INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO	DEL VALOR DE LAS VENTAS A PRECIO DE VENTA
DEL VALOR DE LAS COMPRAS A PRECIO DE ADQUISICION	DEL VALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA A PRECIO DE ADQUISICION.
DEL VALOR DE LOS GASTOS DE COMPRA	DEL VALOR DE LOS DESCUENTOS O REBAJAS SOBRE COMPRAS
DEL VALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS (A PRECIO DE VENTA)	DEL VALOR DE INVENTARIO FINALDE MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO
DEL VALOR DE LOS DESCUENTOS O REBAJAS SOBRE VENTAS	DEL VALOR DE SU SALDO CUANDO SEA DEUDOR , CON CARGO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS.
DEL VALOR DE SU SALDO CUANDO SEA ACREEDOR, ABONADO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES MIXTO Y REPRESENTA EL VALOR DE LA UTILIDAD O PERDIDA EN VENTAS

INVENTARIOS
SE CARGA:	SE ABONA:
DEL VALOR DE LAS MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO AL INICIAR EL EJERCICIO(INVENTARIO INICIAL)	DEL VALOR DE SU SALDO (INVENTARIO FINAL) CON CARGO A LA CUENTA DE MERCANCIAS GENERALES.
DEL VALOR DE LAS MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO AL FINALIZAR EL EJERCICIO (INVENTARIO FINAL)




EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL VALOR DE LAS EXISTENCIAS DE LA MERCANCIA A PRECIO DE COSTO.

ASIENTOS DE DIARIO

CONCEPTO		DEBE	HABER
POR EL INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIAS CUANDO NO HA LABORADO LA EMPRESA
1
MERCANCIAS GENERALES		100,000.00
INVENTARIO INICIAL
	CAPITAL		100,000.00
CUANDO HA LABORADO LA EMPRESA
1-A
MERCANCIAS GENERALES		100,000.00
INVENTARIO INICIAL
	INVENTARIOS		100,000.00
2
POR LAS COMPRAS
MERCANCIAS GENERALES		50,000.00
COMPRAS
	CAJA		50,000.00
compra de mercancias en efectivo
3
POR LOS GASTOS DE COMPRA
MERCANCIAS GENERALES		1,000.00
GASTOS DE COMPRA
	CAJA		1,000.00
por la compra anterior se pagaron gastos de flete y acarreos en efectivo
4
DEVOLUCIONES SOBRE COMRA
CAJA		20,000.00
	MERCANCIAS GENERALES		20,000.00
	DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA
devolvimos mercancia que nos pagaron en efectivo
5
DESCUENTOS SOBRE COMPRA
CAJA		5,000.00
	MERCANCIAS GENERALES		5,000.00
	DESCUENTOS SOBRE COMPRA
por pronto pago por al compra anterior nos concedieron un descto.
6
POR LAS VENTAS
CAJA		60,000.00
	MERCANCIAS GENERALES		60,000.00
	VENTAS
vendimos mercancias al contado
7
DEVOLUCIONES SOBRE VENTA
MERCANCIAS GENERALES		20,000.00
DEVOLUCIONES SOBRE VENTA
	BANCOS		20,000.00
nos devolvieron mercancias que pagamos con cheque.
8
DESCUENTOS SOBRE VENTA
CAJA		54,000.00
MERCANCIAS GENERALES		6,000.00
DESCUENTOS SOBRE VENTA
	MERCANCIAS GENERALES		60,000.00
	VENTAS
venta de mercancias al contado por pronto pago concedimos un descto.
9
AJUSTE DE LA CUENTA DE MERCANCIAS
INVENTARIOS		30,000.00
	MERCANCIAS GENERALES		30,000.00
	INVENTARIO FINAL
10
DETERMINACION DE LA UTILIDAD BRUTA
MERCANCIAS GENERALES		20,000.00
	PERDIAS Y GANANCIAS		20,000.00
DETERMINACION DE LA PERDIDA BRUTA
PERDIDAS Y GANANCIAS		20,000.00
	MERCANCIAS GENERALES		20,000.00
SUMAS IGUALES		$ 486,000.00	$ 486,000.00

DESVENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO GLOBAL

al terminar el ejercicio no se puede conocer por separado el importe de las ventas, de las compras y las devoluciones y descuentos sobre compra como de venta, por estar concentrados en al misma cuenta, lo cual dificulta la formulación del estado de perdidas y ganancias.
no se puede conocer en un momento dado el valor del inventario final de mercancías, puesto que no hay una cuenta que controle las existencias de mercancías.
No es posible descubrir si ha habido extravíos, robo o errores en el manejo de las mercancías ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber por que no hay ninguna cuenta que controle las existencias de las mercancías.
Para conocer el inventario final es preciso hacer un recuento físico de las existencias labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo , cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.
No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido y la utilidad o perdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

Procedimiento analítico o pormenorizado

     El procedimiento analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales.

MECANICA CONTABLE: Las cuentas que se afectan en este procedimiento son:

inventarios

compras

gastos de compras

devoluciones sobre compra

rebajas sobre compra

ventas

devoluciones sobre ventas

rebajas sobre ventas

INVENTARIOS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE LAS MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO AL INICIAR EL EJERCICIO (INVENTARIO INICIAL )

DEL VALOR DEL INVENTARIO INICIAL CARGADO A LA CUENTA DE COMPRAS

DEL VALOR DE LAS MERCANCIAS A PRECIO DE COSTO AL FINALIZAR EL EJERCICIO (INVENTARIO FINAL )

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL VALOR DE LAS EXISTENCIAS DE LA MERCANCIA A PRECIO DE COSTO

COMPRAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE LAS COMPRAS DE MERCANCIAS EFECTUADAS AL CONTADO O A CREDITO

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE GASTOS DE COMPRAS

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE LAS REBAJAS SOBRE COMPRA

DEL VALOR DEL INVENTARIO INICIAL DE LA CUENTA DE INVENTARIOS ( AJUSTE )

DEL VALOR DEL INVENTARIO FINAL (AJUSTE )

DEL VALOR DE SU SALDO CON CARGO A LA CUENTA DE VENTAS

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL COSTO DE LO VENDIDO

GASTOS DE COMPRAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE TODOS LOS GASTOS QUE ORIGINEN LAS OCMPRAS DE MERCANCIAS

DEL VALOR DE SU SALDO CON CARGO A LA CUENTA DE COMRPAS

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL TOTAL DE LOS GASTOS EFECTUADOS POR LAS COMPRAS DE MERCANCIAS

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE SU SALDO CON ABONO A LA CUENTA DE COMPRAS

DEL IMPORTE DE LAS MERCANCIAS DEVUELTAS A LOS PROVEEDORES

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES ACREEDOR Y REPRESENTA EL VALOR TOTAL DE LAS MERCANCIAS DEVUELTAS A LOS PROVEEORES

REBAJAS SOBRE COMPRAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE SU SALDO CON ABONO A LA CUENTA DE COMPRAS

DEL VALOR DE LAS BONIFICACIONES OBTENIDAS SOBRE EL PRECIO DE LAS MERCANCIAS COMPRADAS

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES ACREEDOR Y REPRESENTA EL VALOR TOTAL DE LOS DESCUENTOS CONCEDIDOS POR LOS PROVEEDORES SOBRE EL PRECIO DE LAS MERCANCIAS COMPRADAS

VENTAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE COMPRAS

DEL VALOR DE LAS VENTAS DE MERCANCIAS EFECTUADAS AL CONTADO O A CREDITO

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

DEL VALOR DE SU SALDO CUANDO SEA DEUDOR CON CARGO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS

DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA REBAJAS SOBRE VENTAS

DEL VALOR DE SU SALDO CUANDO SEA ACREEDOR CON ABONO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES MIXTO Y REPRESENTA LA UTILIDAD O PERDIDA BRUTA , CUANDO SU SALDO ES DEUDOR REPRSENTA UN PERDIDA Y CUANDO SU SALDO ES ACREEDOR REPRESENTA UNA UTILIDAD .

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE LAS MERCANCIAS DEVUELTAS POR LOS CLIENTES

DEL VALOR DE SU SALDO CON CARGO A LA CUENTA DE VENTAS , PARA SALDARLA

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL VALOR TOTAL DE LAS MERCANCIAS DEVUELTAS POR LOS CLIENTES

REBAJAS SOBRE VENTAS

SE CARGA :

SE ABONA :

DEL VALOR DE LAS BONIFICACIONES CONCEDIDAS SOBRE EL PRECIO DE LAS MERCANCIAS VENDIDAS

DEL VALOR DE SU SALDO CON CARGO A LA CUENTA DE VENTAS , PARA SALDARLA

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL VALOR TOTAL DE LOS DESCUENTOS COCNEDIDOS SOBRE EL PRECIO DE LAS MERCANCIAS VENDIDAS

ASIENTOS DE DIARIO

CONCEPTO

DEBE

HABER

POR EL INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIAS

01

INVENTARIOS

      100,000.00

INVENTARIO INICIAL

CAPITAL

      100,000.00

POR LAS COMPRAS

02

COMPRAS

        50,000.00

ARTICULO X

CAJA

        50,000.00

compra de mercancias en efectivo

POR LOS GASTOS DE COMPRA

03

GASTOS DE COMPRAS

          1,000.00

FLETES

CAJA

          1,000.00

por la compra anterior pagamos fletes

y acarreos en efectivo

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA

04

CAJA

        20,000.00

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA

        20,000.00

ARTICULO X

devolvimos mercancias que nos pagaron en efvo

DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

05

COMPRAS

        40,000.00

CAJA

        38,000.00

REBAJAS SOBRE COMPRAS

          2,000.00

compra de mercancias al contado riguroso con

una bonificacion sobre el precio de la mercancia

POR LAS VENTAS

06

CAJA

        60,000.00

VENTAS

        60,000.00

ARTICULO X

vendimos mercancias al contado

DEVOLUCIONES SOBRE VENTA

07

DEVOLUCIONES SOBRE VENTA

        20,000.00

ARTICULO X

BANCOS

        20,000.00

nos devolvieron mercancias cantidad que pagam-

os con cheque

DECUENTOS SOBRE VENTA

08

CAJA

        54,000.00

REBAJAS SOBRE VENTAS

          6,000.00

ARTICULO X

VENTAS

       60,000.00

ARTICULO X

venta de mercancias al contado por pronto pago

concedimos un descuento .

sumas iguales

      351,000.00

      351,000.00

AJUSTE PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O PEDIDA BRUTA

     Cuando se lleva el procedimiento analítico para conocer la utilidad o pérdida bruta se deben obtener por medio de cargos y abonos de cada uno de los resultados de la primera parte del estado de pérdidas y ganancias.

Para obtener las ventas netas se debe de restar de la cuenta de ventas, por medio de un cargo, el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

Para obtener las compras totales se deben de sumas a la cuenta de compras, por medio de un cargo el valor del saldo de los gastos de compras.

Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

Para obtener el total de mercancías, se debe de sumar a la cuenta de compras por medio de un cargo, el valor del inventario inicial.

Para obtener el costo de lo vendido, se debe de restar de la cuenta de compras, por medio de un abono el valor del inventario final.

para obtener la utilidad o pérdida bruta, se debe de restar de la cuenta de ventas, por medio de un cargo el valor del saldo de la cuenta de compras, que representa el costo de lo vendido.

CONCEPTO

DEBE

HABER

01

VENTAS

        50,000.00

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

        20,000.00

REBAJAS SOBRE VENTAS

        30,000.00

ajuste para determinar las ventas netas

02

COMPRAS

          5,000.00

GASTOS DE COMPRAS

          5,000.00

ajuste para determinar las compras totales

03

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

          2,000.00

REBAJAS SOBRE COMPRAS

          3,000.00

COMPRAS

         5,000.00

ajuste para determinar las compras netas

04

COMPRAS

      130,000.00

INVENTARIOS

      130,000.00

INVENTARIO INICIAL

ajuste para determinar el total de mercancia

05

INVENTARIOS

   1,780,000.00

INVENTARI FINAL

COMPRAS

   1,780,000.00

ajuste para determinar el costo de lo vendido

06

VENTAS

      580,000.00

COMPRAS

      580,000.00

ajuste apra determinar la utilidad o perdida

bruta

VENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO ANALITICO

en cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de las ventas, el de compras, el de los gastos de compras, devoluciones y rebajas sobre ventas y sobre compras, debido a que cada un de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

se facilita la formación del estado de perdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma.

el registro de las operaciones de mercancías es mas claro.

DESVENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO ANALITICO

no se puede conocer en un momento dado el inventario final de mercancías puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias

no es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debieran haber, por que no hay una cuenta que controle las existencias.

para conocer el valor del inventario final es preciso hacer un recuento físico de las existencias labor que algunas veces obliga cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar gran variedad de artículos.

no se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la perdida bruta mientras no se conozca el valor del inventario final.

Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos

El procedimiento de inventarios perpetuos, consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y de la utilidad o perdida bruta.

MECANICA CONTABLE: Las cuentas que se afectan en este procedimiento son:

almacén
costo de ventas
ventas

ALMACEN
SE CARGA :	SE ABONA :
DEL VALOR DEL INVENTARIO INICIAL ( A PRECIO DE COSTO )	DEL VALOR DE LAS VENTAS , A PRECIO DE COSTO
DEL VALOR DE LAS COMPRAS A PRECIO DE ADQUISICION	DEL VALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA
DEL VALOR DE LOS GASTOS DE COMPRA	DEL VALOR DE LAS REBAJAS SOBRE COMPRAS
DEL VALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTA , A PRECIO DE COSTO


EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRESENTA EL VALOR DEL INVENTARIO FINAL

COSTO DE VENTAS
SE CARGA :	SE ABONA :
DEL VALOR DE LAS VENTAS A PRECIO DE COSTO	DEL VALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS A PRECIO DE COSTO
	DEL VALOR DE SU SALDO , CON CARGO A LA CUENTA DE VENTAS PARA SALDARLA

VENTAS
SE CARGA :	SE ABONA :
DELV ALOR DE LAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS A PRECIO DE VENTA	DEL VALOR DE LAS VENTAS A PRECIO DE VENTAS
DEL VALOR DE LAS REBAJAS SOBRE VENTAS	DEL VALOR DE SU SALDO , CUANDO SEA DEUDOR CON ABONO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS
DEL VALOR DEL SALDO DE LA CUENTA DE COSTO DE VENTAS
DEL VALOR DE SU SALDO CUANDO SEA ACREEDOR CON CARGO A LA CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES MIXTO , PUEDE SER DEUDOR O ACREEDOR , SI ES DEUDOR REPRESENTA EL VALOR DE LA PERDIDA BRUTA , Y SI SU SALDO ES ACREEDOR REPRESENTA LA UTILIDAD BRUTA

ASIENTOS DE DIARIO

CONCEPTO	DEBE	HABER
PARA EL INVENTARIO INICIAL
ALMACEN	100,000.00
CAPITAL		100,000.00
POR LAS COMPRAS
ALMACEN	50,000.00
CAJA		50,000.00
POR LOS GASTOS DE COMPRAS
ALMACEN	1,000.00
CAJA		1,000.00
POR LAS DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
CAJA	20,000.00
ALMACEN		20,000.00
POR LOS DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
ALMACEN	50,000.00
COMPRAS
ALMACEN		5,000.00
REBAJAS SOBRE COMPRAS
CAJA		45,000.00
POR LAS VENTAS
CAJA	60,000.00
COSTO DE VENTAS	40,000.00
VENTAS		60,000.00
ALMACEN		40,000.00
POR LAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
VENTAS	30,000.00
ALMACEN	15,000.00
CLIENTES		30,000.00
COSTO DE VENTAS		15,000.00
POR LAS REBAJAS SOBRE VENTAS
CAJA	38,000.00
VENTAS	2,000.00
REBAJAS SOBRE VENTAS
VENTAS		40,000.00

AJUSTE PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O PERDIDA BRUTA

CONCEPTO	DEBE	HABER
01
VENTAS	50,000.00
COSTO DE VENTAS		50,000.00
ajuste para determinar la utilidad o perdida bruta
02
VENTAS	510,000.00
PERDIAS Y GANANCIAS		510,000.00
ajuste para registrar la utilidad bruta
2-a
PERDIAS Y GANANCIAS	120,000.00
VENTAS		120,000.00
ajuste para registrar la perdida bruta

VENTAJAS DE ESTE PROCEDIMIENTO

se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final , sin necesidad de practicar inventarios físicos .
no es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.
se puede descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de as mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber.
se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.
se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o perdida bruta.